Informes en el sector del transporte y la logística

El sector de la logística y el transporte ha experimentado cambios y disrupciones sin precedentes en la última década. En una economía global, las cadenas de suministro son cada vez más complejas. En medio de estas complejidades, las empresas siguen teniendo que ofrecer una experiencia de tránsito enriquecedora y centrada en el cliente o corren el riesgo de quedar rezagadas. Fiabilidad y resiliencia son lo que cuenta, y no hay forma de evitarlo. 

En un entorno tan agitado y cambiante como el actual, no basta con elaborar informes sencillos y poco sofisticados. Los conductores, expedidores y otros participantes en su cadena logística quieren  informes embebidos personalizables y flexibles. Quieren el poder en sus manos. La cuestión es: ¿cómo generan los informes valor y la productividad óptima? 

Echemos un vistazo más conciso a las necesidades de informes de una empresa de logística y transporte para que los responsables de la toma de decisiones sepan exactamente qué tienen cubierto a la hora de aprovechar sus datos para seguir siendo competitivos y rentables.

Visibilidad y seguimiento en tiempo real

Esto se reduce a tres aspectos indispensables.

Seguimiento de envíos

Desde el punto de vista del seguimiento de los envíos, los informes permiten a los transportistas estar al tanto de los envíos a lo largo de todo su recorrido por todos los medios imaginables, desde la carretera al ferrocarril, pasando por el mar y el aire. Con información al minuto sobre la ubicación, el estado y la hora estimada de llegada de los envíos, los responsables de la toma de decisiones pueden responder de forma proactiva a los retrasos y mantener a los clientes plenamente informados. 

Seguimiento de flotas

En este caso, los informes proporcionan la capacidad de supervisar de cerca toda la flota de transporte de una empresa, en tiempo real. 

Desde el consumo de combustible, el comportamiento de los conductores y las necesidades de mantenimiento, una estrecha supervisión de todos estos factores ayuda a reducir las posibilidades de gastar más de la cuenta en combustible y a adoptar un enfoque de mantenimiento más proactivo para optimizar los valiosos recursos y el retorno de la inversión. 

Gestión de excepciones

No se trata solo de alertas en tiempo real sobre retrasos, sino también de informes inmediatos sobre excepciones más peculiares, como recogidas no efectuadas y mercancías dañadas. Solo mediante alertas de excepción actualizadas al minuto pueden los gestores de flotas tomar medidas correctivas rápidas. Así podrán detectar los problemas recurrentes y formular estrategias de prevención preparadas para el futuro.

Control y análisis del rendimiento

Para la mayoría de las empresas de logística, los informes tienen que ver tanto con la visibilidad en tiempo real como con el seguimiento del rendimiento. 

Indicadores clave de rendimiento

Con plazos de entrega previstos en todo el mundo por debajo de las 24 horas no hay lugar para conjeturas ni errores. Por eso es crucial disponer de la capacidad de elaborar informes para realizar un seguimiento y analizar métricas clave como los índices de puntualidad en las entregas, la eficiencia del combustible, el coste por milla, los tiempos de tránsito y la satisfacción del cliente, todo ello en tiempo real. 

Optimización de rutas

La ecuación de la optimización de rutas es bastante sencilla: conducir el menor número posible de kilómetros por entrega. ¿El objetivo final? Reducir gastos con menos horas de conducción y un considerable ahorro de combustible.

Todo ello es posible gracias a los informes embebidos. Un conductor puede ver datos cotejados de distintas fuentes para obtener una imagen más completa de la situación, todo ello en tiempo real. De este modo, pueden analizar con precisión las rutas para ganar el máximo de tiempo, costes y eficiencia.

Comportamiento del conductor

En el transcurso de sus agotadoras y complejas rutinas de reparto, incluso los mejores conductores pueden volverse un poco complacientes. Al fin y al cabo, son humanos. La supervisión en tiempo real del comportamiento de los conductores, incluidos los patrones de frenado, la velocidad y el cumplimiento de los horarios, ayuda a garantizar que los conductores trabajan de forma segura al tiempo que mantienen bajo control la eficiencia del combustible.

Eficiencia de las operaciones y gestión de costes

Combinados, estos aspectos de la generación de informes son motores clave de la rentabilidad y la competitividad.

Análisis de costes

En el ámbito del transporte, la mano de obra, el combustible, los peajes y el mantenimiento son costes previstos. A veces, sin embargo, pueden aumentar debido a imprevistos ocasionados por retrasos, desvíos, rarezas de los conductores o cambios en las demandas de los clientes. 

Los informes en tiempo real y las herramientas analíticas ofrecen la oportunidad de descubrir ineficiencias ocultas, desde el consumo excesivo de combustible hasta la identificación de tendencias en los costes de mantenimiento, a medida que se producen. De este modo, los responsables de la empresa pueden poner remedio a la situación antes de que sea irreparable, manteniendo al mismo tiempo al mínimo los gastos operativos.

Informes de eficiencia

¿Qué pasaría si los responsables de la toma de decisiones pudieran obtener una visión tanto a vista de pájaro como detallada de toda su cartera de operaciones para poder identificar mejor los cuellos de botella y reducir los retrasos? Eso es precisamente lo que ofrecen las herramientas de elaboración de informes de eficiencia.

Satisfacción y retención de clientes

Se necesita algo más que un conductor dedicado para satisfacer y retener a un cliente a largo plazo. Los siguientes factores desempeñan un papel crucial.

Resultados de las entregas

Nada decepciona más a los clientes que las entregas tardías o inexactas. Hacerlo bien a la primera es posible, pero requiere garantizar que la información clave aparezca siempre en los informes correctos. Esto también contribuye en gran medida al cumplimiento de la normativa. 

Herramientas de comunicación

Cuando se integran con los sistemas de información, las herramientas de comunicación pueden salvar la distancia entre el despacho, el conductor y el cliente para que todos estén en el mismo punto. Los mensajes de texto, correos electrónicos y llamadas de voz en tiempo real ayudan a garantizar que las entregas se realizan correctamente y a tiempo, siempre.

Dicho esto, muy pocas herramientas de comunicación incorporan realmente la visión del cliente. ¿El resultado? Usuarios muy frustrados que podrían plantearse cambiar de proveedor al menor retraso o problema. Aquí es donde entran en juego los informes embebidos. Ofrecen a los clientes un panel de control único y fácil de entender para comprobar el estado de la entrega, un requisito para ofrecer una experiencia premium.

Integración y gestión de datos

Un ecosistema logístico es tan funcional como los fundamentos de integración e información en los que se basa. 

Integración de datos

Las mejores herramientas de elaboración de informes pueden integrarse perfectamente en los conjuntos de herramientas logísticas existentes y complementarlos totalmente: piense en ERP, software telemático y TMS. El resultado es una plataforma unificada que proporciona una visión completa y sin filtros de las operaciones para impulsar la satisfacción del cliente y una eficiencia operativa óptima. 

Visualización de datos

Con tablas, cuadros de mando y gráficos fáciles de digerir a solo un toque de pantalla, los responsables clave de la toma de decisiones en el ecosistema logístico pueden acceder rápidamente a tendencias y situaciones para poder tomar decisiones más precisas sobre la marcha. Y lo que es mejor, la información obtenida a través de las visualizaciones de datos puede aprovecharse para impulsar la reinvención empresarial.

Informes personalizables

Por supuesto, los informes básicos cumplen su función. ¿Pero informes personalizables? Con esta capacidad, los responsables de la toma de decisiones pueden bloquear el ruido y centrarse realmente en las métricas de eficiencia y experiencia del cliente que más importan. Dicho de otro modo, es la capacidad de generar informes adaptados a las necesidades logísticas específicas, las preferencias de los clientes y el desarrollo de las situaciones, hasta el más mínimo detalle.

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