Migration des rapports Power BI : ce qu'il faut prendre en compte lors du changement

Vu qu’il fait partie de l'écosystème Microsoft, l'outil Power BI peut être une extension naturelle pour les entreprises qui utilisent déjà les applications de productivité de l'entreprise. Cependant, le partage de rapports et la collaboration avec d'autres personnes par le biais de Power BI nécessitent une licence payante et peuvent poser des problèmes de compatibilité. Pour certaines entreprises ayant des besoins importants en matière de données ou des problèmes de capacité, le coût de Power BI peut s’avérer prohibitif. D'autres organisations peuvent trouver qu'il manque certaines des fonctionnalités nécessaires pour répondre aux exigences d'une conception au pixel près et d'un contrôle précis des données analytiques intégrées.

Si vous envisagez de passer à Power BI, ce guide explique le processus de migration permettant d'aider votre organisation à définir les étapes à suivre pour assurer la réussite de la transition.

Pourquoi les entreprises délaissent les rapports Power BI

Vous créez des rapports pour plusieurs clients ayant des exigences uniques et spécifiques en matière de conception ? Si c'est le cas, il se peut que Power BI soit à l'origine de nouveaux défis pour votre organisation. Conçu comme un outil de BI en libre-service, ses options de personnalisation limitées impliquent beaucoup de travail pour optimiser l'aspect de chaque rapport. Même après avoir effectué les ajustements nécessaires, vous constaterez peut-être que Power BI n'offre pas le niveau de précision de conception dont vous avez besoin pour des documents formels prêts à être imprimés au format PDF. 

Power BI est conçu pour fonctionner avec Microsoft Excel et Access. Si votre entreprise s'appuie sur une autre suite bureautique ou sur un système de gestion des risques pour le stockage des données, vous risquez de devoir créer des solutions de contournement complexes pour obtenir des rapports et des tableaux de bord, ou de ne pas bénéficier de fonctionnalités exclusives à l'écosystème Microsoft.

Pour les organisations qui ont besoin de flexibilité et d'évolutivité en matière de licences, la structure par utilisateur de Power BI peut ne pas répondre aux attentes dans les situations d'entreprise où il y a beaucoup de données à rapporter ou lorsque vous fournissez des documents clients à grande échelle. Avec d'autres plateformes, des modèles de licence flexibles basés sur les besoins des CPU (Central Processing Unit) ou des ISV (Independent Software Vendor) sont disponibles pour mieux répondre aux exigences de votre entreprise, avec la possibilité d'évoluer si nécessaire. 

Dans les environnements hautement sécurisés, les utilisateurs peuvent avoir besoin d'une plateforme de reporting capable de gérer des travaux hors ligne. Par exemple, certaines organisations gouvernementales et financières sont soumises à des réglementations strictes en matière de données qui exigent le stockage des données sur place. L'analyse de données sensibles par le biais d'une plateforme d'analyse basée sur le cloud pourrait enfreindre les règles de sécurité ou les politiques de l'entreprise. Comme Power BI nécessite une connexion à Internet pour accéder à toutes les fonctionnalités du programme et traiter les données, cela peut limiter votre potentiel de reporting. Cependant, certaines organisations qui ont besoin d'une solution sur site optent pour l'installation locale d'un serveur de rapports Power BI, ce qui leur permet de traiter et de stocker les données sur leurs propres serveurs plutôt que dans le cloud. 

L'adoption d'une solution offrant stabilité, flexibilité et précision peut améliorer vos rapports et vous permettre d'obtenir des résultats exploitables.  

Comment planifier et exécuter une migration Power BI en douceur ?

Vous souhaitez passer de Power BI à un autre système ? Gardez ces conseils à l'esprit pour réussir la migration des données de Power BI. 

1. Auditer votre installation

Dressez une liste des rapports, des conceptions de tableau de bord et des sources de données que votre organisation utilise pour les rapports Power BI. Notez où vos données sont stockées, par exemple dans des bases de données, des fichiers plats ou des sources cloud. Identifiez les principaux utilisateurs de chaque rapport et vérifiez comment ils l'utilisent et y accèdent. C'est le moment idéal pour consolider les rapports redondants et supprimer les rapports que vous n'utilisez plus, car cela permet de conserver des ressources pendant le processus de migration.

2. Vérifier la qualité et la structure des données

Analysez les données sources pour détecter les informations manquantes, les doublons ou les inexactitudes. L'affinage préalable des données permet de minimiser les erreurs de reporting qui allongent le délai de migration. 

La migration de données de Power BI vers une autre plateforme n'aboutira pas à une conversion 1:1 sans un mappage correct des données. Certains ajustements de champs et de fonctions seront probablement nécessaires pour reproduire des rapports à partir de Power BI. Évaluez les différences entre les fonctions de la plateforme pour comprendre où vous pourriez devoir mettre en œuvre des solutions de contournement ou des traductions.  

3. Classer les rapports par ordre de priorité

Classez les rapports par niveau de priorité et migrez d'abord ceux qui sont les plus importants pour votre organisation. Séparez chaque migration en plusieurs phases. Par exemple, attaquez-vous aux rapports à fort impact au cours de la première phase, puis passez aux rapports moins critiques au cours de la deuxième phase.

4. Choisir la bonne plateforme

L'objectif d'une migration vers Power BI consiste à passer à un système qui répond mieux à vos besoins en matière de reporting. Comparez les capacités d'intégration et d'API, l'évolutivité, le support analytique et le coût des plateformes potentielles. Choisissez une plateforme que vous serez à l'aise d'utiliser à long terme.

5. Tester et valider

Gardez Power BI et votre nouvelle plateforme actives pendant que vous testez l'exactitude des rapports, les visualisations de données et les performances après la migration. Exécutez chaque rapport avec les mêmes paramètres et vérifiez vos résultats. Examinez minutieusement toute anomalie. Ils peuvent indiquer un problème d'intégrité des données que vous devrez résoudre avant de terminer le processus de migration.

6. Utilisateurs de trains

Donnez aux employés une formation pratique au nouveau système, en particulier à ceux qui l'utiliseront dans le cadre de leurs fonctions habituelles. Un livre de référence ou une ressource similaire peut s'avérer utile pour les questions qui se posent après l'implémentation. Expliquez les différences entre Power BI et votre nouvelle plateforme de reporting, afin que les employés comprennent ses capacités. 

Une solution de reporting adaptée à vos besoins

La migration vers une nouvelle solution d'analyse commerciale est une décision importante. Pour les organisations qui souhaitent mieux contrôler la visualisation des rapports et le traitement des données, une solution se démarque : Jaspersoft. Son architecture flexible et ses outils de reporting au pixel près vont au-delà des capacités de Power BI, donnant aux développeurs un contrôle total sur la création de rapports.

Lorsque l'on compare Power BI et Jaspersoft, les entreprises choisissent Jaspersoft pour ses capacités de conception précises et ses fonctions d'intégration transparentes qui permettent aux développeurs de produire des rapports répondant aux exigences les plus strictes. Cette solution est utile pour toute entreprise ou application qui nécessite des analyses personnalisées à haut volume afin d'obtenir des résultats dans tous les services et pour tous les clients. La plateforme Jaspersoft est largement utilisée pour générer des rapports de conformité réglementaire, des rapports d'analyse financière, des documents destinés aux clients, etc.

En travaillant avec Jaspersoft, vous avez un contrôle total sur vos rapports finaux et sur la façon dont les analyses intégrées réagissent au sein de votre plateforme. L’outil est très flexible et prend en charge les configurations d'architecture cloud, sur site et hybrides. Avec Jaspersoft, votre équipe peut créer, distribuer et gérer n'importe quel rapport ou tableau de bord en toute confiance.  

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