Qu’est-ce que le Cloud Reporting ?

Le Cloud Reporting est un reporting basé sur un Software as a Service (SaaS) sur le cloud. Les clients et les utilisateurs ont ainsi un accès complet aux applications de l’infrastructure sur le cloud du fournisseur de services. Ces applications sont accessibles à partir de la plupart des types d’appareils clients, généralement à l’aide d’une interface de navigateur Web. Aucun élément du cadre de l’infrastructure du cloud (de son réseau à ses serveurs ou à ses systèmes d’exploitation (OS) et méthodes de stockage) n’est directement accessible au client pour qu’il puisse le gérer ou le contrôler.

Le cloud a été reconnu comme la voie à suivre par la plupart des entreprises et des commerces à travers le monde. L'adoption de l'informatique dématérialisée a inclus des stratégies de dématérialisation hybride et multiple, avec des investissements dans ces domaines en constante augmentation depuis la pandémie jusqu'à aujourd'hui.

L’adoption du Cloud Reporting, qui transfère les tâches manuelles sur le cloud, garantit la flexibilité de l’échelle et fournit la puissance de traitement. Avec le Cloud Reporting, les organisations se connectent simplement à leur service de clouding et tous les logiciels sont automatiquement mis à jour. Il n’est donc plus nécessaire de maintenir manuellement les systèmes au niveau de l’entreprise.

La nécessité d’un Cloud Reporting

L’émergence du « Cloud Reporting » s’inscrit dans une logique d’évolution. Les outils de reporting et d’analyse ont été principalement installés sur site. Cela signifie que les entreprises étaient chargées de la gestion et de la maintenance de toutes les infrastructures connexes. Les licences perpétuelles étaient également un investissement que l’entreprise devait faire pour permettre aux nouveaux employés d’accéder au système. Cela créait une pression énorme sur l’équipe informatique, ce qui entraînait des problèmes lorsqu’une entreprise voulait passer à l’échelle supérieure.

Avec l'augmentation du travail à distance, les réseaux privés virtuels (VPN), les sessions de bureau à distance et l'infrastructure interne complexe peuvent être une expérience stressante pour les utilisateurs, en particulier ceux qui ne sont pas très au fait des technologies.

Il y a plusieurs années, les solutions de reporting et d'analyse ont commencé à migrer vers le cloud pour créer des solutions dynamiques répondant aux besoins changeants des clients. Cela a ouvert la voie au type de technologie qui a changé la donne.

Les utilisateurs s’attendent désormais à un accès facile à la création et à la visualisation de rapports avec des tableaux de bord personnalisés accessibles de n’importe où, à n’importe quel moment et depuis la plupart des appareils. Les informations instantanées fournies par l’intelligence artificielle sont facilement accessibles, ce qui permet de comprendre clairement ce qui se passe dans l’entreprise. Les outils de Cloud Reporting ont facilité la création de tableaux de bord intelligents et d’un large éventail de visualisations accessibles à la demande. Ils peuvent être programmés pour être régulièrement développés, publiés et partagés au sein de l’entreprise. La distribution peut se faire par l’intermédiaire d’un navigateur Web. Plus important encore, tout cela peut être réalisé avec un minimum de connaissances techniques.

Un abonnement mensuel permet à une entreprise d'accéder facilement à tout cela, sans que l'équipe informatique n'ait à se charger de mettre en place davantage de services et d'applications sur le site. L'abonnement acheté couvre les coûts liés aux serveurs, aux besoins d'hébergement Web et aux ressources nécessaires pour générer et distribuer les rapports dans toute l'entreprise. Toutes les mises à jour technologiques sont automatiques et s'effectuent en coulisses, sans interruption de service. Les dernières mises à jour de sécurité sont constamment actualisées sous forme de correctifs. Et même en cas de panne de courant ou de catastrophe au siège, les employés peuvent être assurés qu'ils continueront à avoir accès à leurs rapports.

Comme pour tous les avantages de l’informatique, le Cloud Reporting permet à une entreprise de se concentrer sur ce qui est important (le développement de l’activité) et de ne pas s’encombrer de l’exploitation et de la maintenance de l’infrastructure nécessaire pour la soutenir. Les entreprises disposent ainsi de l’espace dont elles ont besoin pour se développer et être prêtes pour l’avenir.

Les avantages du Cloud Reporting

Le Cloud Reporting présente plusieurs avantages pour les entreprises :

Réduction des dépenses d'infrastructure

Le passage du fonctionnement d'une organisation d'un logiciel traditionnel à l'informatique dématérialisée réduit instantanément les dépenses liées aux besoins informatiques. Il n'est plus nécessaire d'acheter et d'entretenir le matériel et les logiciels, de mettre à niveau les ordinateurs ou de réinvestir constamment dans les infrastructures et les équipements les plus récents.

Une meilleure collaboration

Les outils de cloud reporting, comme toutes les activités associées au cloud, ouvrent la voie à des collaborations plus faciles. Tout le monde (le personnel, la direction et les fournisseurs externes) peut accéder à l’information de n’importe où et à partir de n’importe quel appareil. Tout ce qui est nécessaire pour cette accessibilité est un appareil qui peut se connecter à Internet et au cloud pour accéder aux données.

Efficacité accrue

Avec le Cloud Reporting, les organisations n’ont pas à se soucier d’acheter régulièrement des logiciels et de les installer sur de nouveaux ordinateurs. C’est un processus qui prend du temps et qui est coûteux. Avec un abonnement à un service sur cloud, il suffit à l’organisation d’augmenter le nombre de personnes utilisant le réseau en cas de besoin pour qu’elles aient automatiquement accès aux logiciels les plus récents. Cela permet d’accroître l’efficacité, de gagner du temps et de réaliser des économies.

Un autre avantage est l’efficacité énergétique que le Cloud Reporting garantit par rapport aux installations informatiques traditionnelles, qui utilisent des ordinateurs dotés d’une grande puissance de calcul. Cela permet également de réduire les coûts d’électricité.

Sécurité et sauvegarde

Lorsque les informations sont basées sur une infrastructure sur site, un incident tel qu'une panne de courant massive ou une catastrophe naturelle peut entraîner une perte immédiate de données. Lorsque les données sont basées dans le cloud, elles sont stockées en dehors des locaux et l'accès continue sans entrave.

L'avantage de la flexibilité

L'informatique en nuage s'accompagne intrinsèquement de liberté et de flexibilité. Cela est particulièrement utile aux petites entreprises qui ne peuvent pas se permettre d'investir massivement dans une infrastructure en cloud. Avec l'informatique dématérialisée, ils peuvent s'abonner à la quantité dont ils ont besoin et augmenter la capacité en fonction de leurs besoins. Cela permet d'assurer une croissance par étapes, sans peser sur les finances. Si un projet de plus grande envergure est signé, les entreprises peuvent prendre en charge une plus grande partie de l'infrastructure et s'en défaire une fois le projet terminé.

Facilité d'utilisation

L'administration de l'infrastructure informatique est un travail à temps plein qui peut être long et répétitif. Lorsque ce travail est confié à l'informatique dématérialisée, les administrateurs peuvent se consacrer plus efficacement à d'autres tâches importantes. Leur temps est consacré à des tâches constructives, sans retard.

Inconvénients du Cloud Reporting

Comme pour tout système fonctionnel, les avantages ont leur revers. Le « Cloud Reporting » présente un certain nombre d’inconvénients.

Failles de sécurité

Lorsque les données d'une entreprise sont basées sur des serveurs hors site, l'organisation dépend entièrement du fournisseur de services pour garantir la sécurité des données. L'organisation n'a pas le contrôle total de ses données. La responsabilité de la sécurité et de la conformité des données incombe toujours à l'utilisateur final, ce qui peut s'avérer désavantageux en cas de piratage des serveurs.

Personnalisation restreinte

Les fournisseurs de services de cloud ont la réputation de veiller à ce que les clients bénéficient d'une vaste gamme de fonctionnalités. Cependant, elles peuvent s'avérer insuffisantes si une organisation cherche à personnaliser ces fonctionnalités pour répondre à ses besoins. C'est l'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises hésitent à passer à l'informatique dématérialisée. Il y a une limite à la personnalisation, car les fournisseurs de services s'adressent à de nombreux clients. Certaines personnalisations sont mieux gérées par le personnel informatique employé par l'organisation. L'impossibilité de personnaliser est un inconvénient de l'informatique dématérialisée.

Plus d'embauches de personnel de front office nécessaires

L’automatisation, résultant du passage au Cloud Reporting, libère le personnel informatique de plusieurs tâches. Cependant, comme les protocoles de travail sont désormais soumis à des contraintes de temps, il y aura une augmentation du nombre de membres du personnel du front office nécessaires pour gérer le flux de travail. Cela peut annuler certains des avantages d’une équipe informatique réduite. Cette exigence est une conséquence directe du manque de personnalisation que permet le Cloud Reporting.

Manque de fiabilité d'Internet

Il s'agit là d'un obstacle majeur au passage à l'informatique dématérialisée. Si l'organisation fonctionne en grande partie avec des travailleurs à distance, le manque d'une connectivité à Internet fiable avec une bande passante suffisante peut réduire à néant l'objectif du passage à l'informatique dématérialisée. En outre, l'accès à la base de données n'est jamais direct, mais passe par une interface de programmation d'applications (API) basée sur le Web, ce qui pourrait exercer une pression supplémentaire sur la connexion si la bande passante est déjà restreinte.

Effondrement du fournisseur de services

Un prestataire de services est une entreprise, et comme toutes les entreprises, il est confronté au risque de faillite, en particulier si un client important se retire. Le risque de panne des serveurs est réel, et dans ce cas, les données de l'organisation peuvent également être emportées. Lorsqu'elle choisit un fournisseur, l'organisation doit s'assurer qu'il dispose d'un système de sauvegarde en place avec un tiers. Il s'agit là d'un inconvénient majeur dont il faut tenir compte.

Par ailleurs, le tiers peut être racheté par une autre entreprise et les conditions de l'accord peuvent changer radicalement.

Défis liés à l’établissement du Cloud Reporting

Le Cloud Reporting pose des problèmes, mais comme pour tout protocole de flux de travail dynamique basé sur les technologies de l’information, il existe des solutions.

Premier défi : abandonner le style traditionnel des rapports

La plupart des organisations traditionnelles s’attendent à ce que des rapports soient créés et soumis dans différents délais (quotidiennement, une fois par semaine, toutes les deux semaines ou tous les mois). Plusieurs entreprises ont construit l’ensemble de leurs protocoles de fonctionnement sur la base de ces rapports assortis d’échéances. Le Cloud Reporting simplifie ce processus en garantissant que de multiples tableaux de bord peuvent être mis en place, chacun d’entre eux étant déclenché pour créer des rapports sur la base de quelques paramètres. Il fournit des informations instantanément.

Le besoin d’un style de reporting traditionnel peut avoir un impact négatif sur l’exécution du reporting basé sur le cloud. La migration des données comporte des défis, et les professionnels au style de travail traditionnel peuvent avoir du mal à accepter la nouvelle façon de faire. Ces mentalités constituent un obstacle majeur à la mise en œuvre du « Cloud Reporting ».

La solution : changez d'état d'esprit.

Le désir d'introduire l'analyse en temps réel dans une organisation est une initiative qui doit être prise par la direction générale et qui doit se répercuter sur l'ensemble de l'organisation. Pour obtenir l'adhésion du personnel, il faut que l'entreprise se familiarise avec les nouveaux processus et qu'elle en vende les avantages au personnel.

Deuxième défi : préoccupations concernant la qualité des données

La qualité des données constitue un obstacle majeur à la mise en œuvre d’analyses en temps réel centrées sur le Cloud Reporting. Les rapports en temps réel sont le résultat de l’analyse des données actuelles. Si ces données sont incorrectes, les rapports sont de qualité médiocre et l’objectif est complètement annulé. Il en résulte que des informations erronées sont accessibles dans l’ensemble de l’entreprise. Des études montrent que la diffusion d’informations de mauvaise qualité et des rapports qui en résultent au sein d’une entreprise peut entraîner des pertes financières. Le plan d’affaires d’une entreprise peut se révéler erroné ou reposer sur des prémisses erronées. La saisie de données de la plus haute qualité est essentielle dès le début.

La solution : créez une culture de la responsabilité.

Pour éviter que des données factuelles erronées ne soient introduites dans le système, l'organisation doit adopter une approche proactive. Chaque employé doit être tenu responsable de l'exactitude des informations qu'il introduit dans le système. Il doit être responsable de leur exactitude et de leur cohérence par rapport à de multiples paramètres. Pour y parvenir, chaque employé devra comprendre clairement les activités de l'entreprise et la pertinence des données qui s'y trouvent.

Troisième défi : submergé par les données

L'un des inconvénients majeurs de l'analyse en temps réel est de savoir ce qu'il faut faire exactement avec toutes les informations disponibles. Si les informations les plus récentes sont nécessaires pour établir des rapports de qualité, l'absence d'objectif pour ces rapports peut rendre inutiles toutes les données accumulées. En l'absence de stratégies de données, les avantages de l'analyse en temps réel sont sous-utilisés.

Solution : mettez en œuvre une stratégie de données.

La mise en place d'une stratégie de données est le meilleur moyen de faire face à ce problème. Commencez par définir les stratégies de l'organisation : souhaite-t-elle réduire ses coûts opérationnels, améliorer la satisfaction de ses clients ou pénétrer de nouveaux marchés ? Savoir que l'organisation souhaite réduire de 10 minutes le temps d'attente pour le service après-vente, garantir un délai de 5 minutes pour répondre aux questions des clients ou augmenter de 20 % le nombre de visiteurs dans les magasins de l'entreprise sont des objectifs réalisables. Avec des objectifs spécifiques, les données peuvent être canalisées vers un but précis.

Soyez toujours ouvert à l'apprentissage à partir des données disponibles. Mettez les données au service de l'organisation. Les données peuvent aider de manière inattendue si les utilisateurs et les organisations sont ouverts et flexibles.

Le Cloud Reporting est-il la bonne solution pour vous ?

Avec une solution sur cloud de qualité qui prend en charge le reporting et l’analyse, les entreprises n’ont plus besoin d’un personnel précieux pour s’occuper des fonctions de reporting répétitives et chronophages. Au lieu de cela, ce personnel peut s’atteler à des tâches complexes, en gérant d’autres activités de l’entreprise telles que le développement commercial et l’amélioration de la satisfaction des clients. Les outils de Cloud Reporting permettent aux entreprises d’utiliser au mieux leurs données, de disposer de la flexibilité nécessaire pour augmenter (ou diminuer) leurs effectifs et de maintenir une trajectoire de croissance régulière.

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