Che cos'è il reporting scalabile?

Il reporting scalabile è quando un software o uno strumento di reporting può scalare verso l'alto o lateralmente, crescendo e cambiando con l'organizzazione. Uno strumento di reporting completamente funzionale deve avere la capacità di adattarsi nel tempo ai cambiamenti. I cambiamenti di solito comportano una crescita dell'azienda, quindi l'idea è che l'adattamento sia un'espansione o un aggiornamento delle capacità esistenti che il sistema di reporting può offrire in un determinato momento.

Per quanto riguarda un'azienda o un'organizzazione, la scalabilità è molto sfaccettata. Per esempio, può riguardare la documentazione, i sussidi per la formazione, i canali di distribuzione e gli strumenti specializzati di un'azienda. Di solito, la scalabilità di un aspetto si lega alla scalabilità di un altro, quindi i proprietari di aziende devono comprendere la correlazione tra le diverse risorse e avere un quadro molto più ampio di ciò che sta accadendo all'interno del sistema o di un'organizzazione.

Quando un'azienda ha bisogno di una soluzione di reporting scalabile?

Quando un'azienda cresce e si espande, il suo obiettivo primario è crescere per soddisfare le richieste del mercato. Tuttavia, le tendenze del mercato non sono mai statiche. Si modificano al variare dei gusti e degli interessi delle persone e le risorse entrano ed escono dalla loro disponibilità. Se gli imprenditori vogliono rimanere competitivi in queste circostanze, devono essere in grado di scalare le risorse e di cambiare ciò che fanno per soddisfare le esigenze dei clienti. L'azienda deve essere sufficientemente flessibile e agile da poter cambiare direzione quando necessario.

La scalabilità è importante perché se un'impresa cresce, significa che gli imprenditori lavorano con più clienti, dati e risorse. Se non riescono a gestire questa crescita, possono perdere efficienza o qualità del prodotto o del servizio. Se non si pone rimedio, la conseguenza è una perdita di vendite e il fallimento dell'attività.

Ecco alcuni degli scenari critici in un'azienda che indicano la necessità di uno strumento di reporting scalabile:

• Quando l'organizzazione genera grandi quantità di dati strutturati e non strutturati.
• Quando l'organizzazione ha difficoltà a trovare le informazioni importanti.
• Quando è difficile raccogliere i dati riassuntivi necessari per il reporting.

I vantaggi dell'adozione di soluzioni di reporting scalabili

Se un'azienda sta proliferando, ha bisogno di una soluzione di reporting scalabile, e Microsoft Excel, con le sue formule manuali e la sua natura incline all'errore umano, non sarà sufficiente.

Avere i giusti strumenti di reporting scalabili per le esigenze aziendali può far risparmiare tempo e denaro agli imprenditori. Sebbene un foglio di calcolo sia scalabile in una certa misura, ha bisogno di molto tempo e risorse per essere ricostruito e rielaborato ogni volta che c'è una modifica del nucleo. Se un'azienda sta vivendo una rapida crescita, probabilmente non ha le risorse da dedicare a questo compito. Se un'organizzazione sceglie di affidarsi a Excel, non è facile fidarsi dell'accuratezza dei dati. Excel richiede un intervento manuale e ogni volta che un essere umano modifica o tocca una cella, c'è una possibilità di errore. In genere, più membri del team condividono i report tramite cartelle condivise nelle reti locali, il che può causare problemi di controllo della versione.

Vantaggi di uno strumento di reporting scalabile

Il reporting tradizionale basato su Excel o su uno strumento di reporting non scalabile è inferiore al reporting scalabile sotto molti aspetti. L'adozione di uno strumento di reporting agile porta a un'organizzazione una serie di vantaggi.

Previsioni più accurate

Le previsioni e l'esecuzione di analisi di scenario aiutano le aziende a costruire una solida base su cui i proprietari possono prendere decisioni aziendali più accurate e basate sui dati. Una soluzione di reporting scalabile consentirà a un'organizzazione di pianificare, regolare, adattare e prevedere gli scenari con la semplice pressione di un pulsante. L'intelligenza artificiale (IA) può essere incorporata nella reportistica, consentendo maggiori approfondimenti e migliori previsioni.

Fiducia nei dati

Un modello di reporting scalabile significa che non ci si deve preoccupare della convalida dei dati. I fogli di calcolo manuali non possono scalare in modo efficace con la crescita dell'azienda e gli errori manuali aumentano. Inoltre, consolidare i dati manualmente e decifrarli richiede molto tempo. Uno strumento di reporting scalabile può fare il lavoro pesante per gli imprenditori. L'assenza di trasformazioni manuali dei dati o di inserimento degli stessi significa una minore possibilità di errore.

Rendere pubblica l'organizzazione

La precisione è un fattore cruciale quando un'azienda si presenta al pubblico. Le previsioni devono essere preparate frequentemente. Gli investitori e le parti interessate si aspettano una stima precisa del valore e della crescita dell'azienda. Inoltre, alcuni processi chiave devono essere modificati per rispondere alle mutevoli esigenze aziendali. Una soluzione di reporting flessibile e scalabile aiuterà le aziende a raggiungere questi obiettivi.

Anche se i fogli di calcolo tradizionali sono utili, sono ideali per le aziende di livello base. Man mano che l'azienda cresce, ha bisogno di funzionalità più avanzate per il reporting.

Enorme capacità

I fogli di calcolo o Excel sono limitati nella visualizzazione o nel caricamento di file di dati di grandi dimensioni. I numeri COVID non sono stati riportati con precisione nel Regno Unito quando un foglio di calcolo Excel ha raggiunto la sua capacità. Al contrario, gli strumenti di reporting avanzati e scalabili consentono un'imponente compressione dei dati e altre funzioni come la visualizzazione e l'analisi. Con l'aiuto di questi strumenti, i proprietari delle aziende possono lavorare e visualizzare i loro dati direttamente nel sistema di business intelligence.

Inoltre, con le soluzioni avanzate, gli utenti possono facilmente integrare e concatenare diversi set di dati, anche quelli provenienti da reparti diversi, come il marketing, la contabilità e il commerciale. Storicamente, questo poteva essere ottenuto solo manualmente con strumenti che richiedevano molto tempo. Rallentava i processi e lasciava il set di dati aperto all'errore umano.

Connettività dati

Gli strumenti di reporting vecchio stile possono creare, copiare e incollare tabelle di dati. Tuttavia, non consentono connessioni con altri dispositivi. Per ottenere questa connettività, gli strumenti di reporting tradizionali hanno bisogno di plugin di terze parti.

Gli strumenti di reporting moderni e scalabili sono costruiti per unire i dati in un modello di reportistica, con funzioni di connettore dedicate a diversi gestori di dati. Le dashboard dinamiche presentano quindi analisi e visualizzazioni istantanee che possono essere aggiornate in tempo reale.

Reporting automatizzato

Gli strumenti di reporting scalabili di business intelligence consolidano automaticamente i dati provenienti da numerose fonti. Inoltre, questi strumenti possono raccogliere e aggiornare i dati in modo automatico ed eseguire i report in base a un programma, come richiesto dall'utente. Gli utenti aziendali possono investire il loro tempo in attività più pratiche rispetto all'esecuzione di report utilizzando strumenti di reporting di business intelligence.

Visualizzazioni

La creazione di grafici è relativamente semplice e facile con i fogli di calcolo e altri strumenti simili. Tuttavia, le visualizzazioni complesse sono impegnative nei fogli di calcolo tradizionali. Questo perché i fogli di calcolo non prevedono operazioni automatiche, ad eccezione dei calcoli e delle tabelle pivot. Inoltre, la preparazione e la preelaborazione dei dati richiedono la modifica dei formati delle celle, l'unione e l'incollaggio dei dati, nonché la creazione di formule.

D'altra parte, visualizzazioni complesse che coinvolgono mappe, intervalli temporali e strumenti complessi di visualizzazione dei dati sono spesso presenti nel kit di strumenti standard di molti software di business intelligence scalabili. Alcuni dispositivi consentono persino di costruire o acquistare visualizzazioni personalizzate per soddisfare esigenze specifiche.

Anche lo sviluppo di schemi di colori e del branding definiti dall'utente è semplice e immediato negli strumenti di reporting di business intelligence. Questo aiuta i team di marketing a gestire autonomamente il branding e compiti simili, senza dipendere dagli analisti. Di conseguenza, i grafici e i diagrammi possono essere generati in linea con le linee guida del branding aziendale, con uno schema di colori coerente.

Mobilità

A volte è difficile utilizzare Excel e altri software tradizionali sui dispositivi mobili. Il monitoraggio degli indicatori chiave di prestazione nelle dashboard di business intelligence mobili è una soluzione molto più efficace per visualizzare e visionare report scalabili. Inoltre, le versioni mobili degli strumenti di reportistica di business intelligence hanno spesso le funzionalità più desktop per quanto riguarda l'interpretazione e l'analisi statistica. Alcune soluzioni di business intelligence avanzate dispongono di applicazioni mobili complete che consentono di accedere a dashboard scaricabili per lavorare offline.

Collaborazione, distribuzione e pubblicazione

È frustrante e problematico lavorare su fogli di calcolo condivisi. Questo perché richiede un impegno manuale per condividere e caricare tutti i file su un'unità virtuale. Occorre prestare attenzione quando si apportano modifiche ai file per evitare conflitti di versione.

Gli strumenti di reporting scalabili di business intelligence consentono agli utenti di pubblicare report a cui possono accedere i loro collaboratori. I collaboratori possono commentare le visualizzazioni e gli indicatori chiave di prestazione in base al contesto di ciascuna vista. Inoltre, ogni funzione del report è adattabile e può essere presentata e aggiornata in tempo reale nell'area di lavoro di ciascun collaboratore. Dunque i modelli di reporting di business intelligence possono essere modificati in corso d'opera e non devono essere reimpostati o creato di nuovo.

Prestazioni

In qualsiasi azienda, i fogli di calcolo diventano un collo di bottiglia quando aumenta la necessità di raccogliere e analizzare un'enorme quantità di dati. A seconda del numero di colonne che possiede, il funzionamento di Excel o degli strumenti di foglio elettronico online rallenta drasticamente con l'aumento del volume di dati inseriti.

Le soluzioni di business intelligence sono costruite per gestire milioni di righe di dati e utilizzano motori di ottimizzazione del carico di memoria. Inoltre, sono stati creati strumenti di reporting scalabili per archiviare e calcolare i dati sui computer fissi e in un ambiente cloud. Questi strumenti di reporting sono scalabili e consentono di risparmiare risorse. Inoltre, l'affidabilità, la facilità di accesso e il costante miglioramento delle prestazioni sono alcune delle principali priorità degli sviluppatori di strumenti di reporting scalabili. Quello che oggi potrebbe essere un problema, domani sarà risolto con la nuova versione.

Sicurezza e monitoraggio

Le soluzioni di reporting tradizionali basate su Excel si basano sui diritti di accesso ai file di rete, sulle impostazioni di sicurezza dei singoli computer e sui sistemi operativi, perché non dispongono di gateway di sicurezza.

I fogli di calcolo seguono una scomoda sicurezza basata su password. Quindi, se la password è impostata male, chiunque può accedere al file e copiare e incollare, cancellare o modificare righe e colonne. Ciò può comportare una compromissione della sicurezza e della riservatezza dei dati, non in linea con le pratiche di buona governance e di conformità.

Le soluzioni di reporting scalabili hanno diversi livelli di sicurezza per monitorare e controllare le attività degli utenti e i diritti di accesso. Con queste soluzioni, è semplice e facile implementare i protocolli di sicurezza. I diritti di accesso possono anche essere stabiliti in modo rapido e flessibile a diversi livelli, tra cui analisi, report e dashboard. Il proprietario effettivo di un set di dati o di una dashboard può fornire ai relativi utenti l'accesso a determinate informazioni in base al loro livello di responsabilità o di competenza.

Facilità d'uso

Gli strumenti di reporting Excel, foglio di calcolo e manuale spesso richiedono una conoscenza dettagliata del software. Anche le piccole modifiche apportate facendo clic e trascinando accidentalmente una cella possono causare problemi significativi per l'accuratezza dei dati.

Gli strumenti di reporting scalabili sono costruiti in modo che perfino gli utenti meno esperti possano produrre i report richiesti.

Sfide nella costruzione di strumenti di reporting di business intelligence scalabili

Lo sviluppo o la creazione di una soluzione di reporting di business intelligence scalabile spesso comporta un investimento enorme per l'implementazione e il supporto da parte del team IT. Questo perché il sistema potrebbe richiedere una personalizzazione per adattarsi ai requisiti specifici dell'azienda.

Un'altra sfida all'implementazione di una soluzione di business intelligence in tutte le unità organizzative è l'elevata curva di apprendimento per il suo utilizzo, insieme al rifiuto dei dipendenti abituati agli strumenti manuali. Il coinvolgimento del personale e la formazione al momento giusto sono essenziali per l'adozione di strumenti di reporting scalabili.

Come scegliere strumenti di reporting scalabili

Innanzitutto, un'organizzazione dovrebbe esaminare gli strumenti disponibili sul mercato. Poiché gli strumenti personalizzati costano di più, le aziende dovrebbero prima fare una ricerca sugli strumenti già pronti e valutare se soddisfano le loro esigenze aziendali.

Le aziende possono trovare molti componenti e librerie gratuiti che offrono funzionalità di visualizzazione dei dati e analisi dei dati. Tuttavia, uno strumento di reporting gratuito spesso presenta delle insidie, volumi limitati, processi o ulteriori personalizzazioni necessarie per soddisfare le specifiche e le esigenze del progetto. Ciò significa che le aziende dovrebbero investire nell'ulteriore sviluppo della funzionalità, vanificando lo scopo del software libero.

Sebbene le soluzioni tradizionali di fogli di calcolo siano teoricamente accessibili, presentano enormi limitazioni rispetto alle esigenze aziendali moderne.

Un'altra opzione per gli utenti business è quella di concentrarsi sui prodotti a pagamento che offrono molte funzioni pronte all'uso. Le opzioni di reporting scalabili del Software-as-a-Service (Saas) offrono la flessibilità di crescere e cambiare con l'azienda. Le organizzazioni possono pagare solo per le funzioni di reporting che utilizzano. Possono aggiungere utenti o rimuoverli a seconda delle necessità e pagare solo per ciò che è necessario.

Le soluzioni di business intelligence e di reporting scalabili fanno risparmiare risorse, tempo e denaro. Le aziende moderne basate sui dati hanno bisogno di soluzioni avanzate per non appesantire i team IT, pur consentendo la raccolta, l'elaborazione e l'analisi dei dati senza problemi. Gli strumenti di reporting scalabili automatizzano vari processi aziendali, rendendo semplice e facile la fusione di dati provenienti da fonti diverse.

Trascurare o non considerare il valore della business analytics può far perdere un vantaggio competitivo. L'uso di euristiche o di ipotesi ragionate non può mai eguagliare o sostituire le decisioni basate sui dati. L'implementazione di una soluzione di business intelligence è essenziale perché l'attivazione di soluzioni di business intelligence scalabili può diventare un punto di svolta nella crescita di qualsiasi azienda.

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