As 5 principais maneiras de renovar seus relatórios no ano novo

Depois de fazer toda a pesquisa e o esforço para configurar os relatórios e os recursos analíticos no aplicativo, é natural sentir que você concluiu uma tarefa importante e a moveu para os itens "concluídos" da sua lista de tarefas. No entanto, independentemente do grau de detalhamento da configuração de seus relatórios, você precisa atualizar regularmente a sua estratégia para se manter competitivo no ambiente de negócios em rápida evolução de hoje. 

Por que você deve revisar seus relatórios

Com aproximadamente 75% das empresas planejando adotar novas tecnologias nos próximos quatro anos, as métricas de desempenho podem mudar rapidamente. As informações altamente relevantes para os objetivos comerciais no passado recente podem se tornar irrelevantes com as mudanças nas capacidades técnicas ou nos objetivos da empresa. A revisão dos relatórios garantirá que os usuários finais estejam obtendo os insights mais valiosos de suas análises e tomando decisões que afetam seus resultados. 

Mantenha a precisão e a relevância

Para serem úteis, os relatórios precisam ser precisos e relevantes. Entender profundamente uma métrica que não está relacionada à realização de um objetivo comercial é uma perda de tempo. Essa é uma das partes mais complicadas da análise eficaz, pois os novos aplicativos estão mudando rapidamente a forma como as empresas trabalham. Por exemplo, um departamento de atendimento ao cliente que historicamente usava o tempo em chamadas como métrica de produtividade pode achar esse número bastante irrelevante se tiver implementado recentemente agentes de IA de atendimento ao cliente para lidar com a maioria dos problemas dos clientes. 

Melhore a tomada de decisões

Os usuários finais confiam nos relatórios para impulsionar a tomada de decisões baseada em dados. Tomar decisões com base em dados desatualizados ou imprecisos é uma receita para o desastre. A atualização dos seus relatórios para que se conectem a todos os sistemas e pontos de dados relevantes proporcionará aos usuários finais percepções de alta qualidade que podem gerar melhorias estratégicas. 

Aprimore a comunicação e a transparência

Mesmo que os dados sejam precisos, atualizados, relevantes e contenham todas as informações de que os usuários finais precisam para tomar decisões informadas, eles não serão úteis a menos que sejam claramente comunicados às partes interessadas certas. Revisar seus recursos analíticos permitirá que você gere relatórios intuitivos e fáceis de entender até mesmo para as partes interessadas não técnicas. Certifique-se de que suas listas e programações de distribuição de relatórios estejam atualizadas para que as pessoas certas recebam os relatórios certos no momento certo. 

Aumente a eficiência e a produtividade

Relatórios abrangentes e transparentes levam a insights acionáveis que os usuários finais podem aproveitar para aumentar a eficiência e a produtividade, seja medindo com precisão o desempenho ou determinando a melhor forma de alocar recursos. Os relatórios atualizados também podem identificar gargalos nos fluxos de trabalho que os usuários podem direcionar para melhorias. 

Um guia passo a passo para melhorar os relatórios 

Revisar seus relatórios não será tão complexo e demorado quanto estabelecê-los em primeiro lugar. No entanto, você se beneficiará de uma abordagem estruturada. 

Reúna feedback

Comece solicitando feedback dos seus usuários finais sobre como eles usam os relatórios. Você pode fazer isso por meio de grupos de foco, pesquisas por e-mail ou mecanismos de feedback no aplicativo. Algumas perguntas que você pode fazer: 

• Quais seções de um relatório são as mais úteis? 

• Quais áreas não estavam claras ou eram desnecessárias? 

• Faltou algum ponto de dado que teria sido útil?

Analise o estado atual

Saber onde você está atualmente é fundamental para progredir. Revise seus objetivos para reafirmá-los ou determinar possíveis alterações. Com base em seus objetivos, avalie se seus métodos estão funcionando bem. Em particular, avalie o design e como ele está atendendo às necessidades dos usuários finais. 

Identifique áreas para aprimoramento

Com base em suas descobertas até este ponto, identifique as áreas dos seus relatórios que podem ser aprimoradas. Algumas áreas potenciais: 

Conteúdo

Ao adicionar ou remover dados, você poderá criar relatórios melhores. Talvez seja necessário esclarecer as explicações ou fornecer mais contexto para tornar os dados mais acessíveis e acionáveis. O foco nas principais métricas pode destacar as informações mais úteis e, ao mesmo tempo, permitir que os usuários finais se aprofundem mais, se desejarem.

Design

Design não é fazer alterações decorativas. Melhorar o visual de tabelas e gráficos facilita a compreensão e as ações relacionadas. Procure melhorar a legibilidade com uma formatação melhor. 

Entrega

Você pode tornar seus relatórios mais valiosos para seus clientes oferecendo mais opções de entrega. Considere a implementação de painéis interativos e apresentações personalizáveis. Com mais pessoas acessando a análise de dados por meio de smartphones ou tablets, a otimização para dispositivos móveis pode facilitar a leitura e o acesso aos relatórios. 

Implemente mudanças e faça iterações

Depois de identificar as mudanças que deseja fazer, priorize aquelas que terão o maior impacto. Implemente as que melhorarão mais a usabilidade e, em seguida, vá diminuindo a lista até chegar a medidas menos impactantes. 

Teste suas alterações experimentando diferentes abordagens. Solicite feedback adicional de seus usuários finais ou grupos de foco e use para refinar ainda mais suas alterações.

Exemplos de melhorias específicas 

A maioria das plataformas de relatórios pode se beneficiar dos seguintes tipos de melhorias: 

Melhores visualizações

Boas visualizações podem transmitir rapidamente informações complexas de tabelas de dados densas. As tabelas e os gráficos são mais simples de entender do que os dados brutos, e os usuários podem identificar mais prontamente tendências, correlações e causas principais usando dados visuais. 

Adicione um resumo executivo

Nem todo mundo que analisa um relatório precisa de informações detalhadas sobre cada variável. Com uma visão geral concisa das principais conclusões, as partes interessadas que precisam entender o que está acontecendo, mas não precisam ir fundo nos detalhes, podem se manter informadas. 

Escolha títulos e subtítulos claros

Da mesma forma, ao dividir os relatórios em diferentes seções e usar títulos e subtítulos simples e relevantes, você facilitará para os usuários finais encontrarem as informações de que precisam. Nem todas as seções de um relatório serão importantes para todos. Fornecer acesso rápido a diferentes seções promoverá uma colaboração mais eficiente entre diferentes indivíduos e equipes. 

Destaque as principais conclusões

Use elementos visuais fortes, como códigos de cores ou caixas de chamada para enfatizar os pontos mais importantes. Os usuários podem se aprofundar se precisarem de mais detalhes, mas terão uma compreensão imediata com apenas uma rápida olhada. 

Incorpore elementos interativos

Os relatórios interativos são mais envolventes e mais informativos. Ao permitir que os usuários interajam diretamente com os dados por meio de recursos de relatórios, como filtros, operações de mais ou menos detalhamento, painéis e diferentes exibições, você permite que eles encontrem as informações mais úteis para eles. 

Como a Jaspersoft pode ajudar

A Jaspersoft fornece uma plataforma de relatórios e análises personalizável, flexível e escalável que pode ser incorporada em seus aplicativos para impulsionar a tomada de decisões estratégicas para seus usuários finais. Nossas últimas atualizações incluem melhorias na interface do usuário para um uso mais intuitivo. 

Também incluímos configurações Ad Hoc para que você possa habilitar relatórios de autoatendimento para exploração do usuário final. Os novos recursos de Mais Detalhamento e Alertas permitem que os usuários tenham uma visão mais detalhada dos dados, quando necessário, enquanto monitoram os dados e notificam as partes interessadas relevantes quando há alguma alteração significativa. 

Essas novas atualizações além de muitas outras, como melhorias de segurança e observabilidade, permitem que você agregue mais valor para seus usuários finais por meio de relatórios dinâmicos e interativos. Entre em contato conosco hoje mesmo para saber mais.