O que são relatórios gerenciados?

Relatórios gerenciados são um modelo de business intelligence (BI) em que os relatórios são criados por desenvolvedores de TI que conhecem conceitos como consultas SQL ou linguagem CSV. Os relatórios gerenciados são um processo “gerenciado” porque são realizados e distribuídos de cima para baixo por usuários técnicos. Esses profissionais garantem que os destinatários recebam relatórios precisos, livres de erros e sem falhas técnicas. Os relatórios gerenciados são diferentes dos relatórios ad hoc, em que os relatórios são criados por usuários não técnicos.

Os relatórios gerenciados aproveitam ao máximo a tecnologia de BI para ajudar os usuários finais a atingir as metas organizacionais, tanto estratégicas quanto táticas. A ênfase está totalmente colocada na conquista desses objetivos. Por exemplo, uma empresa de manufatura pretende se tornar líder de mercado e opta pelo BI com relatórios gerenciados como solução. Os relatórios estão relacionados a todos os aspectos da conquista desse objetivo – desde a cadeia de suprimentos até o controle de qualidade durante a fabricação, prazos de entrega, regulação de ineficiências e aumento nas vendas. Neste caso, uma solução de relatórios gerenciados oferece aos seus usuários maneiras ideais de:

• Garantir a cadeia de suprimentos de matéria-prima. Isto é feito com prazos de entrega automatizados e verificação e informação regulares do nível de estoque. Alertas de repetição de pedidos são desenvolvidos e implementados. O mesmo princípio de uma cadeia de suprimentos é aplicado à fabricação de componentes.
• Encontrar ineficiências no processo de fabricação e maneiras de corrigi-las. Isso é facilitado por recursos como painéis e ferramentas de visualização. Os relatórios gerenciados também utilizam medidores e indicadores-chave de desempenho (KPIs).
• Identificar o potencial oculto em segmentos de fabricação, como linhas de produtos, base de clientes-alvo ou até mesmo territórios. Ferramentas como mapas geográficos e mapas de calor interativos são utilizadas.
• Aumentar a interação pessoal entre clientes e representantes de vendas. Isto é conseguido através da automação dos relatórios. Mesclar dados de clientes com localização geográfica para encontrar rotas de vendas com o maior potencial de lucro é outro método.

Cada um destes objetivos também pode ser alcançado com relatórios ad hoc. No entanto, os relatórios gerenciados utilizam o conhecimento técnico de um desenvolvedor de relatórios, o que é mais adequado para soluções técnicas.

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Funções e responsabilidades em relatórios gerenciados

Um desenvolvedor de relatórios gerenciados cria relatórios padrão que os destinatários acessam. Eles também são responsáveis pela criação e publicação de páginas de lançamento em HTML com base em um conjunto de parâmetros com os quais os relatórios podem ser acessados. Além desta tarefa principal, um desenvolvedor de relatórios gerenciados tem várias outras responsabilidades.

Criação de direitos de acesso

O desenvolvedor deve criar contas de usuário e grupos. Cada usuário que precisar de acesso a relatórios gerenciados precisará de uma conta de usuário. Os desenvolvedores precisam criá-los, atribuir uma função a cada usuário e especificar em qual grupo o usuário está. Cada grupo também pode ser atribuído a um domínio de relatórios pelo desenvolvedor.

Organização do acesso a metadados

Para acessar uma fonte de dados, o usuário precisa primeiro acessar seus metadados. Estas são informações cruciais relacionadas à estrutura dos dados, como as diversas colunas e campos que os compõem, o formato em que se encontram e a localização da fonte. Usando um recurso de servidores de dados, os desenvolvedores criam e acessam os metadados de qualquer fonte de dados para criar um relatório. Todos os metadados também podem ser aprimorados, com a inclusão de descrições como contextos de negócios.

Criação de relatórios para recuperação e formatação de dados

A inteligência de negócios usa diversas ferramentas. As principais são FOCUS, uma linguagem de programação de 4ª geração (4GL) usada principalmente para construir consultas de banco de dados. Com relatórios gerenciados, os desenvolvedores podem criar continuamente relatórios complexos, testá-los e implantá-los, sem usar o FOCUS. Além de criar novos protocolos de relatório, procedimentos mais antigos podem ser movidos para melhorá-los.

Criação dos objetos de relatório

Os objetos de relatório são representativos das fontes de dados. Eles são usados para apresentar dados de forma fácil para o usuário entender. Com a ajuda de objetos de relatório predefinidos, os usuários podem criar e salvar relatórios sem entrar na complexidade das fontes de dados. Os desenvolvedores são responsáveis pela criação desses objetos para relatórios gerenciados e painéis de usuário.

Criação de relatórios baseados em processamento analítico on-line (OLAP)

O OLAP é um sistema que permite análise multidimensional em alta velocidade de grandes quantidades de dados. Com relatórios gerenciados, os desenvolvedores podem atualizar arquivos de metadados tornando-os habilitados para OLAP. Isso pode ajudar a criar relatórios e objetos de relatório habilitados para OLAP para destinatários de relatórios. Com isso, os usuários podem optar por visualizar seus relatórios com diversas representações de dados sem alterar o relatório original ou objeto de relatório.

Crie e publique páginas de lançamento em HTML

Assim que o relatório for criado e testado, o desenvolvedor irá publicá-lo na web. Ele também precisará criar uma página de lançamento – que é um arquivo HTML detalhado que documenta o procedimento de geração do relatório. Esta página pode ser ainda mais personalizada com o acréscimo de sintaxe e tags HTML. Essa página de lançamento pode ser configurada para qualquer relatório armazenado por meio de relatórios gerenciados. Essas páginas podem ser publicadas em relatórios gerenciados ou mescladas com aplicativos de autoatendimento. Elas também podem ser acessadas através de hiperlinks HTML colocados em páginas da web.

Agendamento de relatórios

Todos os relatórios padrão podem ser agendados e distribuídos com o ReportCaster, que permite ao desenvolvedor fornecer aos usuários informações atualizadas automaticamente quando eles as solicitarem. Alertas também podem ser criados, obedecendo a condições de teste para que os usuários recebam uma notificação quando ocorrer um evento específico. O desenvolvedor será capaz de criar condições de teste que correspondam às fontes de dados. Relatórios específicos podem então ser gerados para o alerta. Esses alertas podem ser recebidos por e-mail, computadores e telefones com tecnologia WAP.

Personalização de ambientes de usuário

O desenvolvedor pode personalizar os ambientes de usuário incluindo perfis e arquivos de ajuda personalizados em domínios. O perfil pode ser executado sempre que um usuário específico acessar o domínio de relatórios gerenciados. Esses arquivos de ajuda personalizados podem fornecer detalhes elaborados sobre relatórios padrão e objetos de relatório.

Prós e contras dos relatórios gerenciados

Com os relatórios gerenciados, as organizações têm muito a ganhar. Alguns dos principais benefícios incluem:

• A diretoria pode acessar facilmente todas as informações necessárias para compreender o funcionamento geral da organização.
• Com dados monitorados, os gerentes podem identificar facilmente setores de negócios com bom desempenho ou que enfrentam problemas.
• A tomada de decisões gerenciais é mais relevante com informações atualizadas.
• O descumprimento de indivíduos, departamentos e setores pode ser facilmente identificado e medidas corretivas colocadas em prática.

Juntamente com os pontos fortes dos relatórios gerenciados, também existem desafios. Cada empresa deve pesar os prós e os contras e garantir se o processo é adequado para ela:

• O volume de informações pode sobrecarregar os desenvolvedores, especialmente aqueles em organizações de grande porte com vários departamentos. Os desenvolvedores podem ser um recurso escasso; este é um bom uso do tempo deles?
• Considerando os vastos volumes de dados com que lidam, as organizações precisam tomar medidas extensivas para manter e armazenar as informações que recebem de vários locais. Investir no armazenamento de dados pode aumentar as despesas.
• Identificar dados especificamente relacionados a algumas aplicações pode ser difícil.
• É responsabilidade da organização garantir que todos tenham os meios para inserir dados no sistema. Isso pode ser entediante.

Melhores práticas para relatórios gerenciados

Existem algumas práticas recomendadas que os profissionais de relatórios gerenciados devem considerar implementar em suas organizações para obter o máximo de benefícios.

Comece com metas e objetivos estratégicos

Todo relatório gerenciado deve ser criado com um objetivo específico em mente. Por que o relatório é necessário? Ele se destina a compreender os impulsionadores do negócio, verificar a precisão dos preços dos produtos, definir o sucesso ou analisar um conjunto específico de dados? Depois que as empresas estabelecem a expectativa do relatório, os desenvolvedores podem facilmente restringir os KPIs para cada objetivo.

Escolha indicadores-chave de desempenho apropriados

Focar nos KPIs certos é uma questão de escolher as prioridades mais altas com base no público. Relatórios voltados para a diretoria serão diferentes dos KPIs para o pessoal júnior. O gerenciamento de KPIs de qualidade é crucial para o processo de criação de relatórios gerenciados.

Mude para relatórios digitais

As práticas manuais baseadas em papel estão no passado. Todas as empresas devem considerar adotar relatórios digitais para obter informações aprimoradas e em tempo real. Existem vários programas de software de KPI que podem auxiliar no funcionamento dos negócios. Esses programas podem atualizar recursos on-line e aumentar a economia. Com esses relatórios, é mais fácil chegar aos dados granulares. A digitalização pode reunir as equipes para que criem relatórios em conjunto.

Equilibre a visualização dos dados

Um relatório claro é fundamental para os negócios. Para garantir que o relatório seja bem recebido e facilmente compreendido, os desenvolvedores devem usar visualizações para equilibrar as entradas. Para escolher visualizações de dados, considere qual elemento funciona melhor com os dados. Ele deve comunicar facilmente as informações, sem entrar em conflito com outros elementos do relatório. Muitas vezes, é possível compreender melhor dados em formato gráfico.

Crie relatórios que podem ser lidos rapidamente e detalhados

As principais características dos relatórios gerenciados são sua funcionalidade interativa e opções personalizáveis. A criação de tais relatórios com opções de visualização de dados selecionadas pode ajudar os funcionários a criar seu próprio conjunto de práticas recomendadas para criar um relatório de gerenciamento que pode ser lido rapidamente ou detalhado conforme necessário.

Imagine estar em uma reunião e ser solicitado a encontrar a causa de um problema – isso é tão simples quanto clicar nos dados, sem necessidade de gerar mais relatórios ou voltar a falar com as pessoas mais tarde.

Concentre-se em informações em tempo real

Existem diferentes tipos de relatórios gerenciais. As organizações precisam saber quando utilizar informações em tempo real e disponibilizar dados dinâmicos. As informações em tempo real devem estar totalmente alinhadas aos objetivos da empresa.

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Considere o uso de análise preditiva e inteligência artificial

As empresas podem extrair o máximo dos relatórios de gerenciamento da organização com sistemas de relatórios avançados. Inúmeras ferramentas analíticas relacionadas a negócios no mercado oferecem múltiplas soluções.

A análise preditiva, por exemplo, utiliza dados históricos para fazer previsões sobre possíveis resultados futuros relacionados ao desempenho geral do negócio. Esses recursos preditivos ajudam a empresa a se preparar antecipadamente para lidar com problemas que possam surgir.

Com a inteligência artificial (IA), as organizações podem levar os seus relatórios de gerenciamento para o próximo nível. As redes neurais de inteligência artificial podem detectar tendências ou padrões nos dados e emitir um alerta para qualquer coisa incomum. Definir metas ou objetivos para a IA irá acionar alertas assim que eles forem alcançados.

Incorpore o feedback do cliente nos relatórios

Para garantir relatórios gerenciados de qualidade, use análises de atendimento ao cliente para chegar a conclusões a partir do feedback recebido. O feedback do cliente é crucial para o funcionamento da organização porque ajuda a alinhar as políticas da empresa com a satisfação do cliente. Ele aponta onde os possíveis erros dos canais digitais de uma empresa. A criação de relatórios com base no feedback pode ajudar a criar uma estratégia centrada em dados direcionada ou a traçar um roteiro para um produto. Os relatórios personalizados podem ajudar a identificar problemas de usabilidade do site e aumentar a satisfação do cliente.

Para aproveitar ao máximo os relatórios gerenciados, é importante incentivar uma cultura baseada em dados em toda a organização, de cima para baixo. Incentivar soluções de autoatendimento é um ponto de partida e fará com que as pessoas se acostumem a considerar os dados. O funcionamento interno e a cultura de trabalho de uma organização têm um impacto significativo nos clientes e naqueles que trabalham com o negócio. A valorização do uso dos dados capacitará cada membro da equipe a aproveitar ao máximo as ferramentas de relatórios. Isto, por sua vez, maximiza o desempenho sem complicar a descrição do trabalho – levando à satisfação dos funcionários. Para incentivar essa cultura, faça reuniões regulares para discutir os dados e seus benefícios para motivar os colaboradores.

Os relatórios gerenciados ajudam as organizações a explorar todo o potencial da tecnologia de BI para trabalhar a fim de atingir metas organizacionais estratégicas e táticas. Abordagens inteligentes, alinhamento de metas, visualização de dados e outras ferramentas fazem dos relatórios gerenciados uma proposta de valor para qualquer organização que busca uma maneira de vencer a concorrência.