O que são relatórios operacionais?

Relatórios operacionais são o processo de produção regular de relatórios detalhados das operações e atividades diárias de uma organização. Esses relatórios normalmente incluem dados relativos a custos de produção, contas, gastos com recursos e exames abrangentes de processos. Os relatórios operacionais fornecem uma visão tática e estrutural de uma organização e fornecem detalhes sobre os aspectos diários das operações e dos insights de business intelligence que podem ser úteis imediatamente. Além disso, os relatórios operacionais destacam as principais áreas de necessidade, fornecendo uma visão detalhada das necessidades presentes e imediatas.

Quando uma organização deve usar relatórios operacionais?

Quase todas as empresas e seus departamentos associados precisam de relatórios e painéis operacionais baseados em dados para medir o progresso dos negócios, acompanhar conquistas, melhorar a eficiência operacional e aumentar a satisfação do cliente. E, quando se trata de análise de dados, os relatórios operacionais são usados para rastrear, comparar e melhorar processos gerais.

Em qualquer organização, ao trabalhar com relatórios operacionais, é essencial pensar por que eles estão sendo usados com base nos objetivos e resultados que a organização pretende alcançar. Desta forma, os principais stakeholders poderão compreender precisamente onde a empresa obterá o melhor retorno sobre o investimento em relatórios.

Tipos de relatórios operacionais

Existem dois tipos de relatórios operacionais mais comumente usados.

Relatórios operacionais em tempo real

Os relatórios operacionais fornecem análises e informações de dados operacionais em tempo real para empresas e setores em ritmo acelerado. Esses relatórios representam números, tendências e estatísticas na forma de uma exibição dinâmica que pode ser acessada por executivos e gerentes.

Através desta combinação de visualizações que fornecem informações atuais sobre o mercado, os gestores e outros executivos de todos os setores podem tomar decisões proativas e informadas, baseadas em dados, respondendo às tendências à medida que estas acontecem. Este processo ajuda a melhorar o desempenho geral e proporciona às empresas um ritmo de trabalho dinâmico, tornando-as mais receptivas, comunicativas e adaptáveis, resultando em maior produção organizacional e lucratividade.

Relatórios operacionais mensais

Relatórios de inteligência de negócios, rastreamento e análise do progresso são essenciais. Os relatórios operacionais e painéis mensais concentram-se principalmente nas atualizações mensais, tendências de mercado, progresso da organização e desempenho por unidade.

Esses relatórios fornecem uma visão integrada das operações, auxiliando stakeholders e executivos de alto nível na tomada de decisões e iniciativas estratégicas de curto e longo prazo. Além disso, o uso de um relatório mensal ajuda os usuários a criar um senso de coesão e fluência nos negócios, observando padrões e métricas no médio prazo.

Um relatório operacional mensal bem elaborado fornece uma visão equilibrada da organização, composta por indicadores-chave de desempenho (KPIs) juntamente com uma visão detalhada de outras métricas. Ajuda executivos, gerentes e outros funcionários a permanecerem no caminho certo e a melhorarem seus processos de forma consistente. Os dados dos relatórios operacionais mensais devem ser equilibrados, detalhados e informativos e ajudar no sucesso a longo prazo de qualquer negócio ou organização.

Ao adotar um painel eficiente que seja uma combinação coesa de dados mensais e em tempo real, uma empresa pode agilizar o desempenho operacional e melhorar significativamente as comunicações internas.

Exemplos de relatórios operacionais

Um exemplo de relatório operacional que os líderes empresariais usam quase todas as semanas é um relatório de operações financeiras. Uma ferramenta de relatórios operacionais baseada em finanças retrata uma imagem clara de todos os componentes essenciais do orçamento e das despesas de uma organização. Dessa forma, é possível manter a estabilidade financeira e melhorar a saúde financeira ao longo do tempo.

Este relatório contém os seguintes principais indicadores de desempenho:

• Capital de giro
• Ciclo de conversão monetária
• Estatísticas rápidas sobre movimentação de margem
• Taxa de erro de pagamento do fornecedor
• Variação do orçamento
• Preço das ações, se aplicável

Quando se trata de relatórios operacionais baseados em finanças, é altamente importante cobrir todas as bases fiscais. Trabalhar com este tipo de painel dinâmico contendo uma combinação equilibrada de indicadores-chave de desempenho financeiro permite que os líderes empresariais se aprofundem em áreas críticas e melhorem as finanças operacionais com frequência e rapidez, impulsionando o sucesso no processo.

Além disso, aprofundar os detalhes de cada métrica exibida permite que as organizações tenham uma visão clara do quadro financeiro mais amplo enquanto monitoram o desempenho diário. Por exemplo, os relatórios operacionais ajudam os líderes a ver imediatamente quais funções estão excedendo o seu orçamento e precisam de ajuda para operar dentro das restrições atribuídas. Esses relatórios também indicam problemas ao longo do tempo sob a forma de tendências e padrões recorrentes de funcionamento, tanto positivos como não.

Os benefícios dos relatórios operacionais

Os relatórios operacionais podem ajudar as empresas a medir várias características-chave das suas atividades principais para trazer melhorias incrementais. Pode ajudar em várias áreas, como:

• Otimizando a utilização de recursos
• Apoiando reduções de custos
• Melhorando a eficiência da produção
• Aumentando a satisfação do cliente
• Expandindo a cobertura do serviço
• Aumentando a produtividade dos funcionários em grande escala
• Fornecendo informações ao vivo e acelerando o processo de tomada de decisão
• Acompanhar o progresso em todos os níveis de operações, melhorando a eficiência em diversas unidades e economizando tempo e custos
• Auxiliando executivos ou gerentes na identificação de tendências e padrões futuros e na construção de estratégias adequadas, ao mesmo tempo em que aumenta a produtividade

Especificamente, os benefícios dos relatórios operacionais incluem:

1. Acesso a uma única fonte de verdade

A maioria das plataformas de business intelligence e relatórios atuais permite aos usuários extrair dados de diferentes fontes, transformá-los conforme necessário e criar um data warehouse. Isso significa que a imagem mais precisa dos dados é representada: não há problemas com fontes de dados concorrentes ou com o uso de informações desatualizadas.

2. Relatórios mensais simplificados

Com ferramentas modernas, os usuários podem apresentar facilmente relatórios operacionais mensais no formato necessário. Isso diminui o esforço manual e permite que os usuários extraiam dados diretamente do banco de dados central. Eles também podem ser automatizados, sendo agendados e executados conforme necessário, sem necessidade de esforço manual.

3. Maior precisão de dados

Com um esforço manual reduzido para extrair dados de múltiplas fontes, as chances de entrada de dados imprecisos tornam-se muito menores. Isso é amplamente possível devido às integrações com várias ferramentas e software de planejamento de recursos empresariais (ERP) onde os dados residem. Quanto menos humanos estiverem envolvidos em um processo, menos prováveis serão os erros (embora ainda seja necessária uma verificação de integridade por uma pessoa, caso haja uma falha lógica na inteligência artificial, ou IA).

Desafios dos relatórios operacionais

A maioria das organizações toma decisões baseadas em dados. Mas surgem problemas quando os dados não são precisos, estão inacessíveis ou foram armazenados de uma forma que torna difícil para o funcionário médio analisá-los. Portanto, neste caso, tomar decisões baseadas em dados torna-se demorado.

Embora tenham sido desenvolvidas várias ferramentas de elaboração de relatórios para evitar tais problemas, os setores que lidam diariamente com quantidades de dados provenientes de múltiplas fontes tendem a enfrentar alguns desafios de prestação de informações financeiras e operacionais.

Além disso, as ferramentas complexas tornam difícil para os usuários que não são de TI encontrar os dados necessários para dar sentido aos relatórios operacionais. Normalmente, as grandes organizações personalizam ferramentas para construir estruturas de relatórios para seus departamentos. No entanto, as pequenas empresas podem não conseguir encontrar os recursos de TI necessários para criar ferramentas personalizadas.

Existem algumas barreiras de relatórios operacionais que diferentes equipes costumam encontrar em uma empresa.

Nenhuma fonte única de verdade

Por padrão, os relatórios operacionais exigem que as equipes vão além dos dados imediatamente disponíveis e obtenham mais informações de fontes externas ou de outros módulos. Por exemplo, é comum que os departamentos financeiros exijam que dados de outras aplicações sejam adicionados aos dados de planejamento de recursos empresariais para obter um relatório operacional completo e aprofundado.

No entanto, algumas ferramentas não fornecem uma forma simples de combinar dados de todas as diferentes fontes e bases de dados para que os usuários possam encontrar soluções alternativas para atender às suas necessidades de relatórios.

Para resolver isso, um sistema de coleta, armazenamento e acesso de dados precisa ser implementado. Isto representa uma enorme quantidade de tempo e dinheiro, mas se uma organização não resolver o problema logo no início, o problema só irá piorar com o tempo.

Os relatórios operacionais mensais são muito lentos

Se a ferramenta não fornecer recursos de detalhamento nem permitir a criação de uma única fonte de informações com a mesclagem de dados de diversas fontes, as equipes geralmente usam relatórios manuais ou despejos de dados e depois copiam/colam dados de diversas fontes em planilhas estáticas para análise posterior. Este processo manual leva muito tempo e também está sujeito a erros.

Uma solução para este problema é investir num sistema de relatórios verdadeiramente dinâmico. Esses sistemas permitem que os usuários façam uma busca detalhada, conforme necessário, e facilitam a criação de relatórios específicos.

Maior risco de dados imprecisos

Apesar do esforço das equipes financeiras, a manipulação manual dos números geralmente resulta em mais erros, principalmente se os dados vierem de fontes diferentes e precisarem de alterações de formatação antes de serem combinados com os demais dados. Embora a automação usando regras padronizadas evite a maioria dos erros, alterar a automação para inserir dados manualmente pode levar ao aumento da imprecisão dos dados.

A solução para esse problema é uma política e um sistema abrangente de gerenciamento de dados.

A personalização de relatórios acarreta maior dependência da TI

Como algumas ferramentas não atendem a todas as necessidades de relatórios de uma empresa, podem ser necessários relatórios personalizados. No entanto, a personalização de relatórios requer um conjunto de habilidades especializadas. Esses relatórios ainda precisam de manutenção e, às vezes, de modificação. A dependência significativa de especialistas de TI para personalizar relatórios é uma sobrecarga para muitas empresas, devido ao tempo de espera para a criação dos relatórios e às despesas com pessoal de TI.

Um painel dinâmico pode ajudar a resolver esses problemas, liberando o tempo da TI e permitindo que os usuários finais criem os relatórios e as funções de que necessitam.

Criação de relatórios operacionais eficientes e eficazes

Para criar qualquer painel ou história de dados, o foco deve estar no público-alvo. No caso de relatórios operacionais, o alvo geralmente são executivos ou gestores.

A chave para um relatório profissionalmente valioso é mostrar o desempenho da empresa diante de seus objetivos. Pense em quais informações são valiosas e fornecem resultados práticos; é bom saber que a produção está em baixa, mas ser capaz de identificar qual equipamento está com problemas é a única forma de resolver o problema.

As melhores práticas para relatórios operacionais incluem alguns processos regulares, como a geração automática de relatórios ou dados disponíveis num local central e apresentados num formato padrão.

Existem algumas maneiras de tornar os relatórios operacionais mais eficientes.

Lote automatizado para consistência

A maioria dos relatórios relacionados aos negócios é gerada a partir de um banco de dados. O mecanismo no qual os relatórios são criados por meio de um processo automatizado é denominado processo em lote.

O processamento em lote envolve uma cadeia ou série de programas executados fora do horário comercial. Durante o processo em lote, os usuários precisam extrair os dados de uma fonte, transformá-los em informações úteis e, em seguida, inseri-los nos relatórios.

Em geral, o relatório em tempo real é considerado uma tarefa desafiadora porque requer um processo de limpeza, uma vez que a maioria dos dados em tempo real está disponível no seu estado bruto. Ao coletar e processar dados em um formato padrão em todas as funções de negócios e com a ajuda do processamento em lote, esse processo pode ser simplificado.

Limitando o número de cliques necessários para acessar dados detalhados

Ao conceber o relatório operacional final, os líderes devem concentrar-se na forma como informações detalhadas são acessadas. O caminho da informação (a forma como o usuário vai dos dados resumidos aos detalhes) deve ser curto e rápido.

Por exemplo, o usuário começa a pesquisar os dados de um gráfico de barras e depois clica em uma única barra para mostrar como essa barra foi criada. Depois disso, o usuário deve ser conduzido à etapa final do caminho, que exibe a linha de dados individual. É considerada uma prática recomendada de relatório configurar o caminho de detalhamento de forma que leve a um final rápido.

Vinculação das regras de contagem

Os usuários empresariais devem entender que tipos de dados dão suporte aos relatórios, para que reconheçam quais informações ele exibe. Portanto, sempre deve ser adicionado um link às regras de contagem que explique filtros de dados, fórmulas, método de coleta de dados e o que torna um valor verde ou vermelho (para mostrar tendências negativas ou positivas).

Às vezes, os usuários empresariais não entendem quais informações do banco de dados alimentam o relatório, e alguns usuários podem não saber como seus hábitos de trabalho podem afetar os resultados do relatório. Por exemplo, se um determinado relatório avaliar a pontualidade das atualizações, os registros deverão ser atualizados conforme necessário.

As regras de contagem também são úteis para a formação de novos trabalhadores, porque indicam o que a empresa pretende alcançar.

O uso de semáforos

O conceito de semáforo é semelhante ao semáforo comum usado no trânsito. Por exemplo, o vermelho indica um alerta crítico que tem o potencial de se transformar em consequências graves, e a identificação da origem do problema deve ser considerada uma tarefa de alta prioridade.

Nos últimos anos, esse método tem sido criticado porque muitos desenvolvedores de relatórios usam muitas cores juntas, confundindo o leitor. Como solução para esse problema, os criadores de relatórios criaram sinais de desempenho. Neste método, apenas as células da tabela são destacadas em cinza se atenderem ao objetivo, e os valores que estão fora do limite são mostrados com borda vermelha. Este método é muito valorizado porque chama a atenção do usuário sem ocultar os dados.

A importância dos relatórios operacionais aumenta à medida que a organização cresce e se expande. Para qualquer empresa, os relatórios operacionais são vitais para obter uma visão breve, mas completa, do estado atual da organização a qualquer momento. Com a disponibilidade de diversas ferramentas de business intelligence no mercado, bem como a identificação do business intelligence como uma função central, é de vital importância que as organizações em crescimento coletem os seus dados de forma otimizada. Isso os ajuda a criar relatórios operacionais poderosos, que podem ajudar gerentes, supervisores e funcionários a entender o que está ou não funcionando em tempo real, em vez de esperar por uma reunião geral, quando já seria tarde demais.