O que são relatórios escalonáveis?

Relatórios escalonáveis ocorrem quando um software ou ferramenta de relatório pode ser ampliado ou lateralmente, crescendo e mudando com uma organização. Uma ferramenta de relatórios totalmente funcional deve ter a capacidade de se adaptar às mudanças ao longo do tempo. As mudanças geralmente envolvem o crescimento dos negócios, então a ideia é que a adaptação seja uma expansão ou atualização das capacidades existentes que o sistema de relatórios pode oferecer a qualquer momento.

No que diz respeito a uma empresa ou organização, a escalabilidade é muito multifacetada. Por exemplo, pode aplicar-se à documentação, aos materiais de formação, aos canais de distribuição e às ferramentas especializadas de uma empresa. Normalmente, a escalabilidade de um aspecto estará ligada à escalabilidade de outro, por isso os proprietários de negócios devem compreender a correlação entre os diferentes recursos e ter uma visão muito mais ampla do que está acontecendo dentro do sistema ou de uma organização.

Quando uma empresa precisa de uma solução de relatórios escalonável?

À medida que uma empresa cresce e se expande, seu objetivo principal é crescer para atender às demandas do mercado. No entanto, as tendências do mercado nunca são estáticas. Eles mudam à medida que os gostos e interesses das pessoas mudam e os recursos entram e saem da disponibilidade. Se os proprietários de empresas quiserem permanecer competitivos nestas circunstâncias, terão de ser capazes de dimensionar os recursos e mudar o que estão a fazer para satisfazer as necessidades dos clientes. O negócio deve ser flexível e ágil o suficiente para girar quando necessário.

A escalabilidade é importante porque o crescimento dos negócios significa que os proprietários de empresas estão trabalhando com mais clientes, dados e recursos. Se não conseguirem lidar com esse crescimento, poderão perder eficiência ou qualidade de produtos ou serviços. Se não for resolvido, isso resultará em perda de vendas e fracasso comercial.

Aqui estão alguns dos cenários críticos em uma empresa que indicam a necessidade de uma ferramenta de relatórios escalável:

• Quando a organização gera grandes quantidades de dados estruturados e não estruturados
• Quando a organização acha difícil encontrar informações importantes
• Quando for desafiador coletar dados resumidos necessários para relatórios

Benefícios de adotar soluções de relatórios escalonáveis

Se uma empresa está proliferando, ela precisa de uma solução de relatórios escalonável, e o Microsoft Excel, com suas fórmulas manuais e sua natureza propensa a erros humanos, não será suficiente.

Ter as ferramentas de relatórios escalonáveis certas para as necessidades de negócios pode economizar tempo e dinheiro dos proprietários de empresas. Embora uma planilha seja escalonável até certo ponto, ela precisa de muito tempo e recursos para ser construída e reconstruída sempre que há uma mudança fundamental. Se uma empresa está passando por um rápido crescimento, provavelmente não possui recursos para se dedicar a essa tarefa. Se uma empresa optar por confiar no Excel, não será fácil confiar na precisão desses dados. O Excel requer intervenção manual e cada vez que um ser humano altera ou toca uma célula, existe uma oportunidade para erro. Normalmente, vários membros da equipe compartilham relatórios por meio de pastas compartilhadas em redes locais, o que pode causar problemas de controle de versão.

Benefícios de uma ferramenta de relatórios escalonável

Os relatórios tradicionais baseados em Excel ou uma ferramenta de relatórios não escalável são inferiores aos relatórios escaláveis em muitos aspectos. A adoção de uma ferramenta ágil de relatórios beneficia uma organização em diversos cursos.

Preveja com mais precisão

A previsão e a execução de análises de cenários ajudam as empresas a construir uma base sólida sobre a qual os empresários possam tomar decisões de negócios mais precisas e baseadas em dados. Uma solução de relatórios escalável permitirá que uma organização planeje, ajuste, adapte e preveja cenários com o toque de um botão. A inteligência artificial (IA) pode ser incorporada aos relatórios, permitindo mais informações e melhores previsões.

Confie nos dados

Um modelo de relatório escalonável significa que não há preocupações com a validação de dados. As planilhas manuais não conseguem acompanhar o crescimento dos negócios de maneira eficaz e os erros manuais aumentam. Além disso, consolidar os dados manualmente e decifrá-los é demorado. Uma ferramenta de relatórios escalonável pode fazer o trabalho pesado para os empresários. Uma transformação manual de dados ou entrada de dados não significa menos oportunidades para erros.

Abrindo o Capital da Empresa

A precisão é um fator crucial quando uma empresa abre o capital. As previsões devem ser preparadas com frequência. Os investidores e as partes interessadas esperam uma estimativa precisa do valor e do crescimento da empresa. Além disso, alguns processos-chave devem ser modificados para atender às mudanças nas necessidades de negócios da empresa. Uma solução de relatórios flexível e escalável ajudará as empresas a alcançar esses itens de ação.

Embora as planilhas tradicionais sejam úteis, elas são ideais para empresas iniciantes. À medida que a empresa cresce, ela precisa de funcionalidades mais avançadas para relatórios.

Enorme capacidade

Planilhas ou Excels são limitados ao visualizar ou carregar arquivos de dados grandes. Os números da COVID não foram relatados com precisão no Reino Unido quando uma planilha Excel atingiu sua capacidade máxima. Em contraste, ferramentas de relatórios avançadas e escaláveis permitem impor a compressão de dados e outras funções, como visualização e análise. Com a ajuda dessas ferramentas, os empresários podem trabalhar e visualizar seus dados diretamente no sistema de inteligência de negócios.

Além disso, com soluções avançadas, os usuários podem integrar e concatenar facilmente diversos conjuntos de dados, mesmo aqueles provenientes de diferentes departamentos, como marketing, finanças e vendas. Historicamente, isso só poderia ser alcançado manualmente com ferramentas demoradas. Isso atrasou os processos e deixou o conjunto de dados aberto a erros humanos.

Conectividade de dados

Ferramentas de relatórios antiquadas podem criar, copiar e colar tabelas de dados. Porém, elas não permitem conexões com outros dispositivos. Para alcançar essa conectividade, as ferramentas tradicionais de relatórios precisam de plug-ins terceirizados.

Ferramentas de relatórios modernas e escaláveis são criadas para mesclar dados em um modelo reportável, com funções de conector dedicadas a diferentes manipuladores de dados. Os painéis dinâmicos apresentam análises e visualizações instantâneas que podem ser atualizadas em tempo real.

Relatórios automatizados

Ferramentas escaláveis de relatórios de inteligência de negócios consolidam automaticamente dados de diversas fontes. Além disso, essas ferramentas podem coletar e atualizar dados automaticamente e executar relatórios de acordo com uma programação solicitada pelo usuário. Os usuários empresariais podem investir seu tempo em atividades mais práticas do que na execução de relatórios usando ferramentas de relatórios de inteligência de negócios.

Visualizações

Construir gráficos é comparativamente simples e fácil com planilhas e outras ferramentas semelhantes. No entanto, visualizações complexas são desafiadoras em planilhas tradicionais. Isso ocorre porque as planilhas não possuem operações automáticas, exceto cálculos e tabelas dinâmicas. Além disso, a preparação e o pré-processamento de dados exigem a alteração dos formatos das células, a fusão e colagem de dados e a criação de fórmulas.

Por outro lado, visualizações complexas envolvendo mapas, prazos e ferramentas complexas de exibição de dados costumam fazer parte do kit de ferramentas padrão de muitos softwares de business intelligence escalonáveis. Alguns dispositivos permitem até construir ou comprar visualizações personalizadas para atender a necessidades específicas.

O desenvolvimento de esquemas de cores e marcas definidos pelo usuário também é fácil e direto em ferramentas de relatórios de inteligência de negócios. Isso ajuda as equipes de marketing a lidar sozinhas com a marca e tarefas semelhantes, sem depender de analistas. Como resultado, tabelas e gráficos podem ser gerados de acordo com as diretrizes de marca da empresa com um esquema de cores consistente.

Mobilidade

Às vezes é difícil usar o Excel e outros softwares tradicionais em dispositivos móveis. Acompanhar os principais indicadores de desempenho em painéis de inteligência de negócios móveis é uma solução muito mais eficaz para visualizar e visualizar relatórios escalonáveis. Além disso, as versões móveis das ferramentas de relatórios de inteligência de negócios geralmente têm mais recursos de desktop para interpretação e análise estatística. Algumas soluções avançadas de business intelligence possuem aplicativos móveis completos que permitem acesso a painéis para download para trabalho offline.

Colaboração, distribuição e publicação

É frustrante e problemático trabalhar em planilhas compartilhadas. Isso ocorre porque é necessário esforço manual para compartilhar e fazer upload de todos os arquivos para uma unidade virtual. Deve-se ter cuidado ao fazer alterações nos arquivos para evitar conflitos de versão.

Ferramentas de relatórios escalonáveis de inteligência de negócios permitem que os usuários publiquem relatórios que seus colaboradores podem acessar. Os colaboradores podem comentar sobre as visualizações e os principais indicadores de desempenho com base no contexto de cada visualização. Além disso, cada funcionalidade de relatório é adaptável e pode ser apresentada e atualizada em tempo real na área de trabalho de cada colaborador. Consequentemente, os modelos de relatórios de inteligência de negócios podem ser ajustados em qualquer lugar e não precisam ser redefinidos ou construídos novamente.

Desempenho

Em qualquer negócio, as planilhas se tornam um gargalo à medida que aumenta a necessidade de coletar e analisar a enorme quantidade de dados. Dependendo do número de colunas que possui, o funcionamento do Excel ou das ferramentas de planilhas online fica drasticamente lento à medida que aumenta o volume de dados inseridos.

As soluções de inteligência de negócios são desenvolvidas para lidar com milhões de linhas de dados e utilizar mecanismos de otimização de carga de memória. Além disso, ferramentas de relatórios escalonáveis são criadas para armazenar e calcular dados em desktops e em um ambiente de nuvem. Essas ferramentas de relatórios são escalonáveis e permitem economia de recursos. Além disso, confiabilidade, facilidade de acesso e melhoria constante de desempenho são algumas das principais prioridades dos desenvolvedores de ferramentas de relatórios escalonáveis. O que pode ser um problema hoje será resolvido amanhã com a versão mais recente.

Segurança e Monitoramento

As soluções tradicionais de relatórios baseadas em Excel dependem de direitos de acesso a arquivos de rede, configurações de segurança de computadores individuais e sistemas operacionais porque não possuem gateways de segurança.

As planilhas seguem uma segurança inconveniente baseada em senha. Portanto, se a senha estiver mal definida, qualquer pessoa poderá acessar o arquivo e copiar e colar, excluir ou modificar linhas e colunas. Isto pode resultar no comprometimento da segurança e confidencialidade dos dados, não alinhados com boas práticas de governança e conformidade.

As soluções escaláveis de relatórios possuem diversas camadas de segurança para monitorar e controlar as atividades e os direitos de acesso dos usuários. Com tais soluções, é simples e fácil implementar protocolos de segurança. Os direitos de acesso também podem ser estabelecidos de forma rápida e flexível em diferentes níveis, incluindo análise, relatórios e painéis. O verdadeiro proprietário de um conjunto de dados ou painel pode fornecer aos usuários relevantes acesso a determinadas informações com base em seu nível de responsabilidades ou conhecimento.

Fácil utilização

Ferramentas de Excel, planilhas e relatórios manuais geralmente exigem conhecimento detalhado do software. Mesmo pequenas alterações, clicando e arrastando acidentalmente uma célula, podem causar problemas significativos na precisão dos dados.

Ferramentas de relatórios escaláveis são criadas para que até mesmo usuários não qualificados possam produzir os relatórios de que necessitam.

Desafios ao construir ferramentas escalonáveis de relatórios de inteligência de negócios

Desenvolver ou criar uma solução escalável de relatórios de business intelligence geralmente envolve um enorme investimento para implementação e suporte da equipe de TI. Isso ocorre porque o sistema provavelmente exigirá personalização para se adaptar aos requisitos específicos do negócio.

Outro desafio na implementação de uma solução de business intelligence em todas as unidades organizacionais é a elevada curva de aprendizagem da sua utilização, juntamente com a resistência dos funcionários habituados a ferramentas manuais. Ter a adesão da equipe e fornecer treinamento just-in-time é essencial para que ferramentas de relatórios escalonáveis sejam adotadas.

Como escolher ferramentas de relatórios escalonáveis

Em primeiro lugar, uma organização deve analisar as ferramentas disponíveis no mercado. Como as ferramentas personalizadas custam mais, as empresas devem pesquisar primeiro as ferramentas prontas e avaliar se elas atendem às suas necessidades de negócios.

As empresas podem encontrar muitos componentes e bibliotecas gratuitos que oferecem recursos de visualização e análise de dados . No entanto, uma ferramenta de relatórios gratuita geralmente apresenta armadilhas, volumes limitados, processos ou personalizações adicionais necessárias para atender às especificações e necessidades do projeto. Isso significa que as empresas precisariam investir no desenvolvimento de funcionalidades, derrotando o objetivo do software livre.

Embora as soluções tradicionais de planilhas sejam teoricamente acessíveis, elas apresentam enormes limitações em relação às necessidades dos negócios modernos.

Outra opção para usuários corporativos é focar em produtos pagos que oferecem muitos recursos prontos para uso. As opções de relatórios escalonáveis de software como serviço (Saas) oferecem flexibilidade para crescer e mudar junto com os negócios. As organizações podem pagar apenas pelas funções de relatório que utilizam. Eles podem adicionar usuários ou removê-los conforme necessário e pagar apenas pelo que for necessário.

Soluções de inteligência de negócios e relatórios escaláveis economizam recursos, tempo e dinheiro. As empresas modernas orientadas por dados precisam de soluções avançadas para evitar sobrecarregar suas equipes de TI e, ao mesmo tempo, permitir a coleta, o processamento e a análise de dados contínuos. Ferramentas de relatórios escaláveis automatizam vários processos de negócios, tornando a mesclagem de dados de diferentes fontes simples e fácil.

Negligenciar ou não considerar o valor da análise de negócios pode resultar na perda de uma vantagem competitiva. O uso de heurísticas ou suposições fundamentadas nunca poderá igualar ou substituir decisões baseadas em dados. A implementação de uma solução de inteligência de negócios é essencial porque permitir soluções escaláveis de inteligência de negócios pode tornar-se um ponto de viragem no crescimento de qualquer empresa.

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