Mejora de la gestión de activos de software con análisis embebidos

Las empresas se están centrando en la gestión de activos de software a medida que el gasto sigue aumentando y los controles de cumplimiento se hacen más complejos. Muchas organizaciones empresariales ya confían en las herramientas de gestión de activos de software establecidas para realizar un seguimiento de cientos, a veces decenas de miles, de licencias, uso, renovaciones y contratos con proveedores. Para los equipos sin una estrategia de gestión de activos de software totalmente definida, esto significa que normalmente se encuentran recopilando los datos a través de múltiples sistemas, y recopilando manualmente los datos sin procesar a través de software de escritorio, suscripciones SaaS, máquinas virtuales o cargas de trabajo en la nube para informar sobre los hallazgos.

Pero es a partir de esa montaña de información cuando las cosas empiezan a complicarse. Los cuadros de mando estáticos no cuentan toda la historia. Los informes estándar pueden empezar a parecer cerrados. Las comparaciones entre sistemas son eternas y pueden estar plagadas de errores introducidos manualmente. Y cuando aparece una auditoría, los equipos se ven obligados a revisar exportaciones, correos electrónicos y hojas de cálculo como si fuera una búsqueda del tesoro.

Los análisis que pueden incluirse directamente en el flujo de trabajo ayudan a salvar la distancia entre los "datos recopilados" y las "decisiones tomadas». Para las organizaciones que ya generan datos de gestión de activos de software y necesitan ponerlos en funcionamiento a través de equipos, sistemas o aplicaciones de gestión personalizadas, los análisis embebidos pueden mejorar lo que esas herramientas ya recopilan convirtiendo sus resultados en inteligencia clara, precisa y procesable.

Por qué las herramientas tradicionales de gestión de activos de software se quedan cortas para la elaboración de informes empresariales

La mayoría de las plataformas de gestión de carteras de software ofrecen informes embebidos, que pueden proporcionar una visión general de alto nivel para supervisar la actividad diaria estándar o realizar un seguimiento del consumo básico de licencias. El problema empieza cuando la organización intenta utilizar los datos de SAM más allá de los límites de la plataforma. Cuando la organización empieza a crecer, a añadir regiones o unidades de negocio, o a hacer malabarismos con varios proveedores importantes al mismo tiempo, los problemas habituales afloran rápidamente:

• Los cuadros de mando estáticos limitan al equipo a vistas limitadas: Los gráficos están preconstruidos, son rígidos y difíciles de personalizar. Por ejemplo, cuando los directivos quieren plantear nuevas cuestiones como el coste por unidad de negocio, las tendencias de uso a lo largo del tiempo o la exposición al riesgo regional, los cuadros de mando no suelen adaptarse. Los analistas acaban exportando a Excel o a otra herramienta.

• Los datos viven en silos. Los distintos equipos disponen de datos diferentes: la gestión de TI tiene los datos de uso, la de compras los contratos, la de finanzas los presupuestos y la de operaciones los datos vinculados a la prestación de servicios. Aunque las herramientas de SAM captan partes de este panorama, rara vez lo conectan todo de forma que refleje el funcionamiento de las organizaciones. El resultado es una información fragmentada que hace más difícil explicar el gasto, justificar las renovaciones o prepararse para las auditorías.

• La previsión es frustrante. Muchos informes SAM se centran en el cumplimiento o el consumo del estado actual. Eso funciona para la visión de hoy, pero no para predecir el gasto futuro, las renovaciones o las necesidades de expansión. Sin un análisis de las tendencias históricas y un contexto financiero combinado, los directivos tienen dificultades para planificar el futuro.

Los tipos de datos de SAM que las organizaciones necesitan analizar más a fondo

Las plataformas SAM ya recogen la información adecuada. Lo que suele faltar es la capacidad de combinar, dar forma y escalar esos datos de manera que sean importantes para las auditorías, la planificación y el control de costes. Por ello, las organizaciones deben tener en cuenta:

• Gestión del inventario de software y derechos: Recuentos brutos de software instalado frente a licencias adquiridas, analizados para identificar el exceso o la falta de licencias y la verdadera exposición al cumplimiento en todas las unidades de negocio o entornos

• Telemetría de uso: Datos de consumo real de ordenadores de sobremesa, servidores, aplicaciones SaaS y entornos virtuales, analizados junto con datos de RR.HH., definiciones de funciones y propiedad departamental para comprender si el acceso al software se ajusta a los empleados activos, las funciones del puesto y las necesidades empresariales

• Datos contractuales y financieros: El gasto de los proveedores, los plazos de renovación, las condiciones contractuales y los historiales de actualización se analizan conjuntamente para prever la próxima exposición financiera, modelar los escenarios de renovación y priorizar las estrategias de negociación

• Postura de cumplimiento: Indicadores de riesgo y estado de preparación para las auditorías, evaluados a lo largo del tiempo y a través de los proveedores para comprender dónde está aumentando o disminuyendo el riesgo de cumplimiento, en lugar de tratar las auditorías como acontecimientos puntuales

Cómo los análisis embebidos permiten obtener información práctica de las plataformas SAM

Para las organizaciones que ya utilizan aplicaciones internas personalizadas o portales de gestión, los análisis embebidos extraen los datos de las plataformas de gestión de activos de software a través de exportaciones, fuentes API o tablas de almacén y los muestran directamente en esos sistemas. En lugar de obligar a los equipos a moverse entre herramientas, los análisis embebidos amplían las aplicaciones en las que ya confían los equipos al combinar datos de SAM con fuentes financieras, de RR.HH. y operativas para ofrecer respuestas en el mismo contexto en el que se toman las decisiones.

Los cuadros de mando interactivos revelan lo que los estáticos ocultan

En lugar de imágenes de talla única, los equipos pueden desglosar los datos por proveedores, unidades de negocio, zonas geográficas, niveles de contrato o patrones de uso. Las tendencias son más fáciles de detectar y las decisiones no dependen de conjeturas.

Los informes multisistema combinan datos de SAM con datos financieros, de recursos humanos y operativos

Es entonces cuando las respuestas se ponen interesantes. Imagine vincular el uso de SaaS a los registros de incorporación de empleados o alinear las implantaciones de software en las estaciones de trabajo con los calendarios de actualización del hardware. De repente, SAM no se limita a hacer un seguimiento de los activos, sino que orienta la estrategia operativa.

Las alertas automáticas mantienen a los equipos por delante de los riesgos

Si el uso aumenta de forma inesperada o se acerca una fecha de renovación, las notificaciones proactivas ayudan a los equipos a actuar antes de que aumenten los costes. En lugar de revisar informes, los responsables reciben notificaciones cuando los umbrales son realmente importantes.

Los flujos de trabajo entre TI, compras y finanzas se simplifican

Cada departamento ve los mismos datos gobernados, pero a través de cuadros de mando personalizados. Cada persona trabaja a partir de una única fuente de verdad sin perder los puntos de vista que le interesan.

El núcleo sigue siendo los datos de SAM. Los análisis embebidos no hacen sino impulsar el valor.

Integración de los datos de SAM en Jaspersoft para la elaboración de informes personalizados y ampliables

El camino técnico hacia esta mayor visibilidad es sencillo. Las plataformas SAM exportan sus datos a través de conectores estándar, API o archivos planos. Jaspersoft puede ingerir estos datos, ya sea directamente o a través de un almacén de datos, para crear conjuntos de datos regulados y certificados sobre licencias, uso y gasto. Esto permite a las organizaciones reutilizar los datos de SAM que ya recopilan, en lugar de pagar por el desarrollo de informes personalizados, análisis manuales o herramientas únicas.

Los equipos financieros pueden generar informes pixel-perfect para las auditorías trimestrales o las negociaciones con proveedores, documentos que se ajustan a la marca corporativa y están listos para su presentación. Estos resultados son a menudo difíciles o imposibles de generar directamente a partir de las herramientas SAM, que dan prioridad a las vistas operativas sobre los informes formales.

Los desarrolladores pueden integrar sin problemas vistas de informes interactivas y herramientas de consulta ad hoc de autoservicio directamente en portales informáticos internos, aplicaciones de contratación o cuadros de mando de gestión. Este enfoque, que da prioridad a las API y es independiente de la arquitectura, significa que la capa de análisis funciona con su SAM y ecosistema de TI existentes, no en su contra.

En resumen, Jaspersoft proporciona la capa de informes y análisis que la mayoría de las plataformas SAM nunca fueron diseñadas para proporcionar.

Casos de uso de informes avanzados que van más allá de las capacidades de la herramienta SAM

Con los análisis embebidos, las organizaciones pueden abordar situaciones avanzadas que los informes SAM típicos no pueden manejar. Entre ellas figuran:

• Alertas proactivas y aceleración de informes: Los análisis embebidos admiten alertas e informes específicos para que los equipos de TI, compras o finanzas reciban la información adecuada en el momento oportuno, sin necesidad de supervisar manualmente los cuadros de mando o ejecutar informes.

• Identificación de licencias no utilizadas y oportunidades de reasignación: No todos los equipos utilizan el software que se les asigna. Los análisis sacan a la luz las mayores áreas de despilfarro, ayudando a las organizaciones a recortar gastos sin ralentizar la productividad.

• Seguimiento del rendimiento de los proveedores a lo largo del tiempo: Los contratos no son sólo cuestión de precio. Tienen que ver con el tiempo de respuesta, la resolución de problemas, los ciclos de renovación y el valor global. Los cuadros de mando multianuales y multimétricos facilitan la comparación entre proveedores.

• Creación de cuadros de mando personalizados para directivos, auditores y equipos operativos: Los líderes no necesitan la misma visión que un gestor de activos. Los auditores tienen requisitos probatorios específicos. Las operaciones necesitan señales en tiempo real. Jaspersoft apoya a cada público sin forzarlos a un único tipo de informe.

Aproveche los análisis embebidos, flexibles y personalizables

Las herramientas de gestión de activos de software se encargan de recopilar y organizar los datos. Los análisis embebidos desbloquean todo lo que viene después al ofrecer informes más completos, una visibilidad más clara e inteligencia lista para la toma de decisiones que ayuda a las organizaciones a controlar el gasto, mantener el cumplimiento y agilizar las operaciones.

Para las organizaciones preparadas para ir más allá de los cuadros de mando estáticos y crear informes que se adapten a su entorno, Jaspersoft ofrece un enfoque flexible que se adapta sin problemas a los sistemas existentes y admite la distribución de informes a escala. Consulte la guía de inicio de Jaspersoft sobre informes embebidos u obtenga más información sobre cómo los análisis embebidos pueden transformar sus datos de SAM en inteligencia para toda la organización.