¿Qué son los informes embebidos?

Los informes embebidos ofrecen a los usuarios finales una ventana a los datos dentro de la aplicación de software en la que están trabajando, generando visualizaciones más accesibles, mejores conocimientos y decisiones más rápidas.

Este concepto requiere que las herramientas de informes de inteligencia de negocio se integren en otras aplicaciones de software. Estas herramientas suelen incluir paneles, gráficos o funcionalidades de visualización de datos e informes. Todo ello tiene como finalidad mostrar la información en un formato más accesible para que los usuarios la comprendan y analicen. Estos informes cubren una amplia variedad de departamentos y operaciones, desde marketing hasta ventas. Mientras la inteligencia de negocio se encarga de manejar datos y análisis, los informes se encargan de la presentación de esos datos de un modo que facilite una visualización procesable que conduzca a mejores conocimientos y toma de decisiones.

Los usuarios pueden crear informes ad hoc estándar o personalizados utilizando la inteligencia de negocio embebida. Estos incluyen análisis de datos e informes de análisis predictivo mediante paneles interactivos con la posibilidad de exportar la información. Cuando los informes de autoservicio están embebidos en las aplicaciones, los usuarios pueden ver los mensajes y datos directamente. Esto proporciona a los usuarios una visión analítica de su rendimiento y puede alentarlos a mejorar su productividad. Los informes embebidos respaldan una mejor toma de decisiones y demuestran ser muy eficientes para las empresas al ayudar a los usuarios a analizar datos fácilmente mientras utilizan sus aplicaciones habituales.

Informes embebidos en las empresas

Los informes embebidos son una ventaja para los equipos de ventas y marketing que buscan informes de circuito cerrado en una plataforma CRM. Estos departamentos necesitan la capacidad de recopilar y presentar datos rápidamente. Con los informes embebidos, pueden obtener toda la información necesaria para tomar decisiones empresariales más inteligentes sin abandonar las aplicaciones en las que están trabajando.

Las empresas pueden mejorar sus conocimientos analizando los informes en el contexto de los datos en su totalidad, dentro de las aplicaciones que los almacenan. Los usuarios finales de todos los niveles pueden ver y generar informes dentro de las aplicaciones que más utilizan. Esto enriquece su toma de decisiones al tiempo que aumenta la productividad. Las partes integradas hacen que solo los paneles y flujos de datos relevantes sean accesibles para los usuarios finales, eliminando la navegación a través de paneles o gráficos.

Los informes embebidos proporcionan las siguientes ventajas a las empresas:

• Crear, ver y editar paneles para indicadores clave de rendimiento, ventas y mucha otra información
• Recopilar datos de varias fuentes
• Gestionar el acceso de los usuarios a través de permisos
• Personaliza la apariencia de la aplicación

Sin embargo, también existen algunos desafíos con los informes embebidos.

• Podría necesitar una inversión inicial significativa para su implementación
• Aunque permite el acceso a todos los usuarios, es posible que se requiera cierta formación para poder obtener información valiosa
• El hecho de estar embebido en una sola aplicación podría impedir que admita otros requisitos fuera de la aplicación
• Muchas configuraciones están predefinidas y la gama de personalizaciones podría ser limitada

Uso de los informes embebidos

Normalmente, las empresas extraen los datos de varias fuentes y los introducen en sus herramientas de informes para mostrarlos de forma intuitiva. Estas herramientas crean gráficos, tablas y paneles para mostrar los datos de modo que el usuario los encuentre más comprensibles, presentables y valiosos.

Las empresas pueden mejorar sus operaciones actuales incorporando informes y análisis en sus aplicaciones. Por ejemplo, una suite de gestión de relaciones con los clientes es una aplicación habitual para informes embebidos. Esto se debe a que es un almacenamiento centralizado para grandes cantidades de datos que, cuando se analizan y visualizan correctamente, pueden ayudar a optimizar las operaciones de ventas y marketing.

Incorporar funciones de generación de informes en una aplicación de este tipo ayuda a las empresas a obtener información útil de inteligencia de negocio de forma rápida y sencilla. Los empleados pueden tomar decisiones adecuadamente informadas que les ayuden a alcanzar rápidamente sus objetivos diarios.

Otros campos, como la atención sanitaria y la medicina, también pueden aprovechar los beneficios de los informes embebidos. Las organizaciones de estos sectores trabajan con aplicaciones que almacenan datos masivos de pacientes, pruebas y medicamentos. Deben ser capaces de tomar decisiones rápidas analizando todos los factores. Con los informes embebidos en dichas aplicaciones, el personal de los centros sanitarios puede tomar decisiones más inteligentes para mejorar la calidad del servicio y la atención.

Elementos clave de los informes embebidos

Los elementos críticos esenciales de las herramientas de generación de informes embebidos comprenden:

• Conectores de datos: los usuarios pueden conectarse a diferentes fuentes de datos sin problemas y recopilar datos en un solo lugar para su análisis.
• Paneles de control: los paneles de control se utilizan para presentar los patrones de datos visualmente para que la información pueda entenderse fácilmente.
• Visualizaciones: los informes embebidos proporcionan una variedad de tipos de gráficos, desde gráficos de columnas, de embudo y de anillo hasta gráficos de dispersión o de burbujas, y minigráficos. Las visualizaciones también se pueden combinar para crear paneles integrados.

Por qué las empresas necesitan informes embebidos

Las empresas de todo el espectro utilizan muchas aplicaciones para sus operaciones. Al incorporar informes dentro de esas aplicaciones, las organizaciones pueden mantener el aspecto, la marca y la visualización enriquecida de la aplicación anfitriona, al tiempo que brindan a los usuarios herramientas de generación de informes. Las aplicaciones host están mejoradas y habilitadas para admitir informes, paneles y visualizaciones completos.

Las empresas necesitan informes embebidos para ayudar a los usuarios finales internos a realizar análisis multidimensionales y ver y analizar datos relevantes para sus requisitos empresariales sin depender de herramientas de inteligencia de negocio independientes. En algunos casos, los informes embebidos también se utilizan para brindar a los usuarios externos el beneficio de generar y ver informes en aplicaciones web.

Los informes embebidos también permiten la generación de informes de autoservicio. Esta opción permite a los miembros del equipo crear informes que los ayudarán en la toma de decisiones, reduciendo el tiempo de procesamiento, la carga de trabajo y los costes.

La complejidad y el volumen de datos cada vez mayor han hecho que las visualizaciones y el análisis de datos sean una parte esencial de cualquier empresa. Incorporar funcionalidades de generación de informes dentro de un producto ayuda a una organización a obtener una ventaja competitiva sobre sus competidores.

Beneficios de los informes embebidos

Los informes embebidos ofrecen muchos beneficios para las organizaciones que trabajan con datos y requieren análisis e informes constantes.

Asequible

Los informes embebidos reducen los costes de incorporación, ya que no hay necesidad de recursos adicionales ni otras herramientas de generación de informes. La analítica embebida es fácil de configurar y no necesita editarse ni adaptarse con frecuencia. Además, las herramientas de generación de informes embebidos no requieren mantenimiento, soporte ni actualizaciones regulares, lo que mantiene bajos los costes continuos.

Productividad mejorada

Los usuarios pueden pasar mucho tiempo alternando entre aplicaciones y herramientas de informes para generar, ver y analizar sus datos. Una vez embebidos en las aplicaciones, los informes se vuelven más fáciles, eficientes y ayudan a mejorar la productividad de los miembros del equipo. También incide positivamente en el nivel de satisfacción del usuario ya que reduce su carga de trabajo.

Toma de decisiones basada en datos

En lugar de filas y filas de datos, las herramientas embebidas convierten montones de cifras en gráficos, paneles, visualizaciones de datos y predicciones. El análisis gráfico y la información que ofrecen los informes embebidos mejoran el proceso de toma de decisiones dentro de las organizaciones.

A esto se le llama "narrativa basada en datos", donde los datos sin procesar se convierten a un formato fácil de leer y comprender. Permite a los usuarios identificar rápidamente tendencias, interpretar el rendimiento e identificar áreas problemáticas. Las herramientas de informes embebidos proporcionan un contexto a los datos que les da significado.

Ventaja competitiva

Los informes embebidos proporcionan una interfaz intuitiva que permite al usuario acceder a datos relevantes para manejar los problemas a medida que surgen dentro de la empresa. La eficiencia y la rentabilidad de una empresa aumentan con la ayuda de una toma de decisiones informada. Las herramientas de informes embebidos ayudan a optimizar el rendimiento, contribuyendo a escalar un negocio y su crecimiento.

Seguridad mejorada

Las herramientas de informes ofrecen una serie de controles de gestión que otorgan permisos de acceso de usuarios, paneles y control de informes. Esto significa que los usuarios sólo tienen acceso a los datos que necesitan.

Herramientas de informes embebidos frente a herramientas de informes independientes

La inteligencia de negocio toma decisiones informadas analizando datos y presentando información en un formato procesable. Con la ayuda de este proceso impulsado por la tecnología, las empresas pueden ser monitoreadas en tiempo real para identificar problemas y oportunidades dentro de las operaciones y tomar las medidas adecuadas para reaccionar ante los desafíos de un entorno en constante cambio. Las herramientas tradicionales de inteligencia de negocio requieren que los usuarios pasen de su aplicación de flujo de trabajo a un conjunto separado de herramientas para analizar datos y buscar información. Esta alternancia genera frustración, reducción de la eficiencia y pérdida de tiempo.

Los informes embebidos integran estas herramientas de inteligencia de negocio, como informes y paneles, en las aplicaciones de software. Los usuarios finales pueden no solo acceder a informes y paneles, sino también crear los suyos propios. El proceso de toma de decisiones se vuelve más efectivo en toda la organización, ya que los ejecutivos tienen más control de la narrativa y los análisis proporcionados por los informes embebidos. Es más intuitivo debido a la inmediatez, ahorra tiempo, ofrece mejores análisis y aumenta la eficiencia. Tanto las herramientas de informes independientes como las de los embebidos tienen sus ventajas y desventajas. Los informes embebidos brindan a los usuarios una plataforma de autoservicio que los faculta. Sin embargo, incorporar informes puede no ser una buena idea si una empresa utiliza varias aplicaciones. En este caso, podría ser más fácil consolidar datos en un sistema independiente para extraer la información. La elección entre los dos depende de los objetivos empresariales, el presupuesto, la compatibilidad con los sistemas existentes, la escalabilidad, los recursos internos y las fuentes de datos.

Elegir la herramienta adecuada de informes embebidos

No existe una solución única para todas las empresas, y lo que es adecuado para una organización puede no funcionar para otra. Al elegir una herramienta de informes embebidos, se deben tener en cuenta algunos puntos.

Facilidad de integración

La integración de las herramientas de generación de informes embebidos en las aplicaciones existentes debe ser perfecta. Esto garantiza una transición más fluida a la nueva plataforma y ayuda a aprovechar al máximo los datos existentes para obtener información valiosa. La herramienta de análisis debe ser compatible con las fuentes de datos actuales para garantizar una integración perfecta. Si la organización tiene fuentes dispares, el proveedor de informes embebidos necesitaría extraer los datos, personalizar su formato y luego presentarlos en la herramienta de informes. La herramienta de informes también debe ser flexible para integrarse en cualquier aplicación, ya sea en la nube o local.

Personalizable

Los informes estáticos no son útiles cuando los usuarios necesitan información sobre los datos. Es más fácil y rápido encontrar información útil con palabras si existen funciones de búsqueda, menús desplegables y filtros. Además de garantizar una usabilidad óptima, las visualizaciones de datos como gráficos, indicadores, paneles y tablas ayudan a presentar la información de una forma más legible y digerible. Estas visualizaciones ayudan a los usuarios a encontrar información y tendencias rápidamente.

Autoservicio

Solo los usuarios con experiencia en TI pueden acceder a los sistemas tradicionales de inteligencia de negocio, ya que son comparativamente más complejos. Sin embargo, esto no es un problema con las plataformas de autoservicio que democratizan el acceso. Esto significa que los usuarios de toda la organización pueden acceder a las herramientas y funciones y utilizarlas independientemente de su nivel o posición. Las plataformas de autoservicio tienen interfaces más simples y fáciles de usar, personalizadas para los diferentes grupos de usuarios que acceden a ellas. Si la organización tiene un amplio número de usuarios que necesitan acceso a las herramientas de generación de informes, debe buscar una solución de informes embebidos que ofrezca una plataforma de autoservicio. El departamento de TI no se verá sobrecargado con más tareas de generación de informes y los usuarios se sentirán capacitados para generar ellos solos los informes.

Movilidad

Las organizaciones tienen usuarios repartidos por todo el mundo; las oficinas centralizadas son cosa del pasado. Se debe poder acceder a la herramienta de informes embebidos desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo, con su gama completa de ofertas, capacidades y seguridad.

Seguridad

Todo el proceso de integración también debe ser seguro, ya que se trata de datos críticos para el negocio. El proveedor debe ofrecer amplias disposiciones de seguridad para que la organización controle la seguridad interna con la ayuda de permisos de usuario y controles de acceso. Esto garantiza que los usuarios finales de la organización solo tengan acceso a los datos que necesitan y que pueden ver.

El futuro de los informes embebidos

Empresas de todo el mundo están optando por informes embebidos para ayudar en sus procesos de toma de decisiones. Principalmente porque los componentes de autoservicio permiten a los miembros de la organización aprender más sobre su empresa. Con acceso a datos relevantes y visualizaciones interactivas, los equipos pueden mejorar la calidad de su trabajo y sus colaboraciones en toda la organización.

Es de esperar que, en el futuro, el análisis componible prevalezca en los informes embebidos. Los flujos de trabajo integrados también se integrarán con Machine Learning e inteligencia artificial para proporcionar análisis web e información sobre campañas.

En esta era digital, los datos son el núcleo de todo negocio. Una organización basada en datos utiliza esta información para tomar decisiones más rápidas y acertadas. Estos datos a menudo se recopilan de muchas fuentes y luego se incorporan a herramientas de informes para obtener información. Al incorporar herramientas de generación de informes en las aplicaciones habituales, las empresas reducen los costes y mejoran los resultados. Los informes embebidos son una parte esencial de cualquier equipo que busque mejorar su productividad y eficiencia reduciendo el malgasto de recursos y tiempo.

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