Améliorer la gestion des actifs logiciels grâce à l'analyse intégrée

Les entreprises se concentrent sur la gestion des actifs logiciels, car les dépenses ne cessent d'augmenter et les contrôles de conformité deviennent plus complexes. De nombreuses entreprises s'appuient déjà sur des outils de gestion des actifs logiciels pour assurer le suivi de centaines, voire de dizaines de milliers de licences, de l'utilisation, des renouvellements et des contrats avec les fournisseurs. Pour les équipes qui ne disposent pas d'une stratégie de gestion des actifs logiciels bien définie, cela signifie qu'elles se retrouvent généralement à collecter les données sur plusieurs systèmes et à assembler manuellement les données brutes sur les logiciels de bureau, les abonnements SaaS, les machines virtuelles ou les charges de travail du cloud pour établir des rapports sur les résultats.

Cependant, les choses se compliquent lorsque ces équipes souhaitent extraire de véritables analyses de cette masse d’informations. Les tableaux de bord statiques ne disent pas tout. Les rapports standard peuvent donner l'impression d'être verrouillés. Les comparaisons entre systèmes prennent une éternité et peuvent être entachées d'erreurs de saisie manuelle. Et lorsqu'un audit se présente, les équipes passent soudain au peigne fin les exportations, les e-mails et les feuilles de calcul comme s'il s'agissait d'une chasse au trésor.

Les analyses qui peuvent être intégrées directement dans votre flux de travail permettent de combler le fossé entre les « données collectées » et les « décisions prises ». Pour les organisations qui génèrent déjà des données de gestion des actifs logiciels et qui ont besoin de les rendre opérationnelles au sein des équipes, des systèmes ou des applications de gestion personnalisées, l'analyse intégrée peut améliorer ce que ces outils collectent déjà en transformant leurs résultats en informations claires, précises et exploitables.

Pourquoi les outils traditionnels de gestion des actifs logiciels ne sont pas adaptés à l'établissement de rapports d'entreprise ?

La plupart des plateformes de gestion de portefeuille de logiciels proposent des rapports intégrés, qui peuvent fournir une vue d'ensemble de haut niveau pour le suivi de l'activité quotidienne standard ou le suivi de la consommation de licences de base. Le problème commence lorsque l'organisation essaie d'utiliser les données SAM au-delà des limites de la plateforme. Lorsque l'organisation commence à se développer, à ajouter des régions ou des unités commerciales, ou à jongler avec plusieurs fournisseurs importants en même temps, les problèmes habituels apparaissent rapidement :

• Les tableaux de bord statiques enferment l'équipe dans des vues étroites : les graphiques sont préconstruits, rigides et difficiles à personnaliser. Par exemple, lorsque les dirigeants souhaitent poser de nouvelles questions telles que les coûts par unité opérationnelle, les tendances d'utilisation dans le temps ou l'exposition régionale au risque, les tableaux de bord ne peuvent souvent pas s'adapter. Les analystes finissent de toute façon par exporter vers Excel ou un autre outil.

• Les données évoluent en silos : différentes équipes détiennent des données différentes. La gestion informatique dispose des données d'utilisation, les achats des contrats, les finances des budgets, et les opérations suivent ce qui est lié à la prestation de services. Si les outils SAM permettent de saisir certaines parties de ce tableau, il est rare qu'ils le relient tous d'une manière qui reflète le mode de fonctionnement des organisations. Il en résulte des rapports fragmentés qui compliquent l'explication des dépenses, la justification des renouvellements ou la préparation des audits.

• Les prévisions sont frustrantes : de nombreux rapports SAM se concentrent sur l'état actuel de la conformité ou de la consommation. Cela fonctionne pour la vision d'aujourd'hui, mais pas pour prévoir les dépenses futures, les renouvellements ou les besoins d'expansion. En l'absence d'analyse des tendances historiques et d'un contexte financier mixte, les dirigeants ont du mal à planifier l'avenir.

Les types de données SAM que les organisations doivent analyser plus en profondeur

Les plateformes SAM collectent déjà les bonnes informations. Ce qui manque généralement, c'est la capacité de mélanger, de façonner et de mettre à l'échelle ces données de manière à ce qu'elles soient importantes pour les audits, la planification et le contrôle des coûts. À ce titre, les organisations doivent se pencher sur les points suivants :

• Gestion de l'inventaire des logiciels et droits : comptage brut des logiciels installés par rapport aux licences achetées, analysé pour identifier les sur-licences, les sous-licences et l'exposition réelle à la conformité dans les unités commerciales ou les environnements.

• Télémétrie d’utilisation : les données de consommation réelle des ordinateurs de bureau, des serveurs, des applications SaaS et des environnements virtuels sont analysées en parallèle avec les données RH, les définitions des rôles et la propriété des départements afin de déterminer si l'accès aux logiciels correspond aux employés actifs, aux fonctions et aux besoins de l’entreprise.

• Données financières et contractuelles : les dépenses des fournisseurs, les calendriers de renouvellement, les conditions contractuelles et les historiques de rémunération sont analysés ensemble pour prévoir l'exposition financière à venir, modéliser les scénarios de renouvellement et donner la priorité aux stratégies de négociation.

• La posture de conformité : indicateurs de risque et état de préparation à l'audit, évalués dans le temps et selon les fournisseurs afin de comprendre où le risque de conformité augmente ou diminue, plutôt que de traiter les audits comme des événements ponctuels.

Comment l'analyse intégrée permet d'obtenir des informations exploitables à partir des plateformes SAM

Pour les organisations qui exploitent déjà des applications internes personnalisées ou des portails de gestion, l’analyse intégrée récupère les données des plateformes de gestion des actifs logiciels via des exportations, des flux API ou des tables d'entrepôt et les présente directement dans ces systèmes existants. Plutôt que d'obliger les équipes à passer d'un outil à l'autre, l'analyse intégrée étend l'application sur laquelle les équipes s'appuient déjà en combinant les données SAM avec des sources financières, RH et opérationnelles pour fournir des réponses dans le même contexte que celui dans lequel les décisions sont prises.

Les tableaux de bord interactifs révèlent ce que les graphiques statiques cachent

Au lieu d'avoir des visuels à taille unique, les équipes peuvent analyser les fournisseurs, les unités commerciales, les zones géographiques, les niveaux de contrat ou les schémas d'utilisation. Les tendances sont plus faciles à déceler et les décisions ne dépendent plus de suppositions.

Les rapports intersystèmes combinent les données SAM avec les données financières, RH et opérationnelles

C'est alors que les réponses deviennent intéressantes. Imaginez que l'utilisation de SaaS soit liée à l'enregistrement des départs des employés ou que les déploiements de logiciels sur les postes de travail soient alignés sur les calendriers de rafraîchissement du matériel. Soudain, le système SAM ne se contente plus de suivre les actifs, il oriente la stratégie opérationnelle.

Des alertes automatisées permettent aux équipes de garder une longueur d'avance sur les risques

Si l'utilisation augmente de façon inattendue ou si une fenêtre de renouvellement approche, les notifications proactives aident les équipes à agir avant que les coûts n'augmentent. Plutôt que de passer les rapports au peigne fin, les dirigeants sont avertis lorsque les seuils sont réellement importants.

Les flux de travail entre l'informatique, les achats et les finances sont simplifiés

Chaque service consulte les mêmes données gouvernées, mais au moyen de tableaux de bord personnalisés. Chaque personne travaille à partir d'une seule source de vérité sans perdre les points de vue qui sont importants pour son rôle.

Il s'agit toujours de données SAM à la base. L'analyse intégrée permet simplement de faire progresser la valeur.

Intégration des données SAM dans Jaspersoft pour des rapports évolutifs et personnalisés

Le chemin technique menant à cette visibilité accrue est simple. Les plateformes SAM exportent leurs données via des connecteurs standard, des API ou des fichiers plats. Jaspersoft peut ingérer ces données, directement ou par l'intermédiaire d'un entrepôt de données, pour créer des ensembles de données certifiés et régis concernant les licences, l'utilisation et les dépenses. Cela permet aux organisations de réutiliser les données SAM qu'elles collectent déjà, au lieu de payer pour le développement de rapports personnalisés, l'analyse manuelle ou l'utilisation d'outils uniques.

Les équipes financières peuvent générer des rapports parfaits au pixel près pour les audits trimestriels ou les négociations avec les fournisseurs : des documents qui correspondent à l'image de marque de l'entreprise et qui sont prêts à être présentés. Ces résultats sont souvent difficiles ou impossibles à générer directement à partir des outils SAM, qui donnent la priorité aux vues opérationnelles plutôt qu'aux rapports formels.

Les développeurs peuvent intégrer en toute transparence des vues de rapports interactifs et des outils d'interrogation ad hoc en libre-service directement dans les portails informatiques internes, les applications d'approvisionnement ou les tableaux de bord de gestion. Cette approche API-first et agnostique signifie que la couche analytique fonctionne avec votre système SAM et votre écosystème informatique existants, et non pas contre eux.

En bref, Jaspersoft fournit la couche de reporting et d'analyse pour laquelle la plupart des plateformes SAM n'ont jamais été conçues.

Cas d'utilisation de rapports avancés qui vont au-delà des capacités des outils SAM

Grâce à l'analyse intégrée, les entreprises peuvent s'attaquer à des scénarios avancés que les rapports SAM classiques ne peuvent pas gérer. Ces fonctions incluent ce qui suit :

• Alertes proactives et rapports en rafale : l'analyse intégrée prend en charge les alertes et les rapports ciblés, de sorte que les équipes informatiques, d'approvisionnement ou financières reçoivent les bonnes informations au bon moment, sans avoir à surveiller manuellement les tableaux de bord ou à exécuter des rapports.

• Identifier les licences inutilisées et les possibilités de réaffectation : toutes les équipes n'utilisent pas le logiciel qui leur a été attribué. L'analyse met en évidence les principaux domaines de gaspillage et aide ainsi les organisations à réduire leurs dépenses sans ralentir leur productivité.

• Suivre les performances des fournisseurs dans le temps : les contrats ne sont pas seulement une question de prix. Ils concernent le temps de réponse, la résolution des problèmes, les cycles de renouvellement et la valeur globale. Les tableaux de bord pluriannuels et à plusieurs indicateurs facilitent la comparaison entre les fournisseurs.

• Création de tableaux de bord personnalisés pour les dirigeants, les auditeurs et les équipes opérationnelles : les dirigeants n'ont pas besoin de la même vision qu'un gestionnaire d'actifs. Les auditeurs ont des exigences spécifiques en matière de preuves. Les opérations ont besoin de signaux en temps réel. Jaspersoft prend en charge chaque public sans l'obliger à utiliser un seul type de rapport.

Tirer parti d'analyses intégrées souples et personnalisables

Les outils de gestion des actifs logiciels se chargent de la collecte et de l'organisation des données. L'analyse intégrée débloque tout ce qui vient ensuite en fournissant des rapports plus riches, une visibilité plus nette et des informations prêtes à la prise de décision qui aident les organisations à contrôler les dépenses, à maintenir la conformité et à rationaliser les opérations.

Pour les entreprises prêtes à aller au-delà des tableaux de bord statiques et à créer des rapports adaptés à leur environnement, Jaspersoft propose une approche flexible qui s'intègre parfaitement aux systèmes existants et prend en charge la distribution de rapports à grande échelle. Consultez le guide de démarrage sur les rapports intégrés de Jaspersoft ou découvrez comment l'analyse intégrée de cette plateforme peut transformer vos données SAM en intelligence à l'échelle de l'entreprise.